Audit interno - che cos'è?

2024 Autore: Angel Austin | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 05:31

Il controllo interno e l'audit dovrebbero avere un posto d'onore in qualsiasi azienda che abbia risorse limitate e non voglia andare in bancarotta. Nella vastità della Russia, questo aspetto non perde rilevanza sia in termini legislativi che istituzionali e professionali. Allora cos'è un'organizzazione di audit interno?

Trattare con la terminologia

Prestiamo attenzione ai concetti base e prima di tutto analizzeremo cos'è un audit interno. Questa frase è usata per indicare le attività regolate da documenti interni dell'organizzazione per controllare vari aspetti del lavoro della struttura e delle unità di gestione, che viene svolto dai rappresentanti dell'organismo autorizzato all'interno del quadro stabilito.

Il consumatore finale di informazioni può essere un consiglio di amministrazione, un'assemblea generale di azionisti o membri di una società, un organo esecutivo e così via.

L'obiettivo perseguito è aiutare il collegamento di gestione a controllare efficacemente i vari elementi del sistema. Il compito principale -fornire informazioni affidabili su varie questioni di interesse. I revisori interni svolgono funzioni generali:

1. Valutare l'adeguatezza del/i sistema/i di controllo. Ciò significa condurre verifiche sui collegamenti, fornire proposte motivate e ragionevoli volte ad eliminare le carenze individuate, nonché elaborare raccomandazioni per aumentare l'efficienza della gestione.
2. Valutazione delle prestazioni. Implica la presentazione di valutazioni di esperti per vari aspetti del funzionamento delle organizzazioni, nonché la presentazione di proposte motivate in termini di miglioramento.

Diversità delle specie

Cosa può essere un sistema di audit interno? Evidenzia:

1. Audit funzionale del/i sistema/i di gestione. Viene effettuato per valutare la produttività e l'efficienza di qualsiasi settore dell'attività economica.
2. Audit interfunzionale. Valuta la qualità dell'esecuzione dei vari compiti, nonché l'interconnessione e l'interazione nel paese.
3. Audit organizzativo e tecnologico del/i sistema/i di gestione. Viene visualizzato nell'esercizio del controllo su diversi collegamenti. Tutto ciò che riguarda la gestione è di interesse. Particolare attenzione è riservata alla razionalità tecnologica e/o organizzativa.
4. Revisione delle attività. Si tratta di condurre un'indagine oggettiva e un'analisi completa di tutte le aree di lavoro e dei progetti in corso al fine di identificare opportunità di miglioramento. Oltretutto,può essere avviata la verifica degli elementi che legano l'organizzazione all'ambiente esterno. Gli esempi includono connessioni professionali, immagini e simili. Qui, gli auditor devono affrontare la questione di trovare i punti di forza e di debolezza del lavoro dell'organizzazione e di valutare la stabilità della sua posizione nei sistemi di ordine superiore e le prospettive di sviluppo e crescita.
5. Se un audit viene eseguito simultaneamente sui quattro punti precedenti, allora viene designato come un audit completo del sistema di gestione dell'organizzazione.
6. Verifica del rispetto delle normative. In tal caso si accerta il rispetto delle leggi, dei regolamenti e delle disposizioni degli organi di gestione della struttura organizzativa.
7. Verifica dell'adeguatezza. Implica l'esercizio del controllo sulle attività dei funzionari in termini di razionalità, ragionevolezza, opportunità, utilità, validità delle loro decisioni.

Aspetto teorico della costruzione del sistema

Quindi abbiamo considerato i punti teorici. Ma come si forma il servizio di revisione interna? Inizialmente, l'amministrazione sviluppa la politica e le procedure eseguibili dell'azienda. Ma il personale non può sempre capirli, spesso semplicemente li ignora e i manager a volte non hanno abbastanza tempo per controllare e rilevare le carenze in modo tempestivo. È a questo scopo che nasce il servizio di revisione interna. Il loro compito è aiutare i dirigenti in materia di controllo, fornire protezione contro abusi d'ufficio ed errori, identificare aree a rischio e lavorosull'eliminazione di future carenze o carenze. Inoltre, possono aiutare a identificare ed eliminare i punti deboli nei sistemi di gestione. Tutto questo dovrebbe essere discusso con le massime autorità, per le quali vengono raccolte informazioni.

Fasi di costruzione di un sistema

Diciamo che dobbiamo garantire un audit interno completo e di alta qualità nell'impresa. Per fare ciò, dovresti organizzare un processo in più fasi, che includa i seguenti passaggi:

1. Analisi critica seguita da un confronto tra obiettivi economici precedentemente definiti sul funzionamento dell'organizzazione, strategia e tattica della struttura, linea di condotta adottata, opportunità.
2. Sviluppare e quindi documentare un concetto di business migliorato che rifletta tutti i bisogni e le esigenze. Dovrebbe inoltre prevedere una serie di misure che ne consentano l'attuazione e lo sviluppo con successo in futuro. Inoltre, è necessario prestare attenzione ai punti più importanti. Per loro possono essere predisposte disposizioni separate che riguardano il personale, la contabilità, l'offerta, il marketing, l'innovazione, la produzione e la tecnologia, le politiche finanziarie e di investimento. Dovrebbero basarsi su un'analisi approfondita di ogni elemento e scegliere le opzioni più appropriate per l'organizzazione.
3. Analisi dell'efficacia dell'attuale struttura con successivo adeguamento. È in corso di elaborazione una disposizione che interessa la struttura organizzativa, nella quale è necessario descrivere tutti i collegamenti organizzativi, indicando gli aspetti amministrativi, funzionali e metodologicisubordinazione, ambiti di attività, funzioni svolte, disciplina dei rapporti. Viene anche creato uno schema di flusso di lavoro.
4. Istituzione di un'unità di audit interno.
5. Sviluppo di procedure standard. Prevede la creazione di istruzioni formali per il controllo di specifiche operazioni economiche e finanziarie. Sono necessari per valutare il livello di qualità (affidabilità) delle informazioni, un'efficace gestione delle risorse e lo snellimento delle relazioni tra specialisti.

Perché sono necessari il controllo interno e l'audit?

L'opportunità di tale decisione può essere espressa nelle seguenti tesi:

1. Consente all'organo esecutivo di garantire un controllo efficace sulle singole divisioni dell'organizzazione.
2. Le verifiche e le analisi mirate effettuate dai revisori contabili consentono di identificare le riserve di produzione e gettare le basi per una maggiore efficienza, nonché le aree di sviluppo più promettenti.
3. Specialisti alle cui spalle l'esercizio del controllo svolgono spesso funzioni consultive in relazione ai servizi contabili e finanziari ed economici, nonché funzionari dell'organizzazione principale, delle sue filiali e controllate.

In questi casi, di norma, viene utilizzato uno schema generale per garantire la massima copertura ed efficacia. Sembra qualcosa del genere:

1. La gamma specifica di questioni che deve essere affrontata dal dipartimento di revisione interna è identificata e chiaramente definita. Per loro viene creato un sistema di obiettivi, corrispondentepolitica aziendale.
2. Le funzioni principali necessarie per raggiungere gli obiettivi sono determinate.
3. Combinazione dello stesso tipo di indicatori in gruppi e creazione sulla base di unità strutturali specializzate nella loro elaborazione, implementazione e realizzazione.
4. È in fase di sviluppo uno schema di relazione che definisce doveri, diritti e responsabilità. Questo deve essere elaborato per ogni unità strutturale, documentando il risultato nei regolamenti e nelle descrizioni dei lavori.
5. La connessione di tutti gli elementi del sistema in un unico insieme. Determinazione dello stato organizzativo.
6. Integrazione del dipartimento di revisione interna in altre parti della struttura di gestione aziendale.
7. Sviluppo degli standard di lavoro interni.

Dopodiché, possiamo parlare di condurre un audit interno.

Su principi e requisiti

Cosa bisogna fare per ottenere un sistema efficiente? Per fare ciò, è necessario garantire il rispetto dei seguenti punti:

1. Il principio di responsabilità. Afferma che quando c'è un audit interno, la persona (gruppo di persone) che conduce l'audit dovrebbe assumersi la responsabilità disciplinare, amministrativa ed economica per lo svolgimento improprio delle proprie funzioni.
2. Il principio dell'equilibrio. Indissolubilmente legato al precedente. Afferma che al revisore non possono essere attribuite funzioni di controllo senza fornire i mezzi per svolgerle. Inoltre, non deve essere emesso nulla in più che non verrà utilizzato nell'attività lavorativa.
3. Il principio della segnalazione tempestiva delle deviazioni. Dice che qualsiasi informazione aggiuntiva rivelata durante il periodo in cui è in corso un audit interno dovrebbe essere trasferita al collegamento di gestione il prima possibile. Se questo requisito non viene soddisfatto e le deviazioni indesiderabili vengono esacerbate, il significato stesso del controllo viene perso.
4. Principio di corrispondenza tra sistemi gestiti e sistemi governativi. Afferma che il sistema di controllo dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire una verifica dei dati efficace e adeguata.
5. Il principio di complessità. Dice che il controllo interno e l'audit a tutti gli effetti dovrebbero coprire oggetti di diversi tipi.
6. Il principio della separazione dei compiti. Prevede la divisione delle funzioni tra specialisti in modo tale da ridurre al minimo l'abuso di potere e non consentire agli individui di nascondere fatti problematici.
7. Il principio di approvazione e autorizzazione. Prevede che sia assicurato il coordinamento formale di tutte le operazioni finanziarie ed economiche in corso da parte dei funzionari competenti nell'ambito dei loro poteri.

Requisiti di base per il successo

Abbiamo già trattato abbastanza bene l'audit interno. Le qualità necessarie per aumentare il livello di efficienza sono:

1. Reclamo per violazione. Prevede la necessità di creare condizioni specifiche che mettano in svantaggio l'organizzazione o il suo dipendente (il loro gruppo) e stimolino l'eliminazione delle deviazioni.
2. Evitare un'eccessiva concentrazione dei controlli primari su una persona che potrebbe portare a segnalazioni errate e/o abusi.
3. Richiedere l'interesse dell'amministrazione. Deve essere assicurata una cooperazione leale e reciproca tra i funzionari di controllo e gestione.
4. Requisito per l'adeguatezza (accettabilità) della metodologia di controllo interno. Prevede che gli scopi e gli obiettivi debbano essere razionali e opportuni, così come la distribuzione delle funzioni svolte.
5. La richiesta di miglioramento e sviluppo continui. Nel tempo, anche i metodi più avanzati diventano obsoleti. Pertanto, il sistema deve essere flessibile e adattato a nuovi compiti, anche con modifiche.
6. Requisito prioritario. Il controllo sulle operazioni minori non deve distrarre dai compiti veramente importanti.
7. Esclusione di passaggi di controllo non necessari. È necessario organizzare le attività in modo razionale, senza spendere ulteriori fondi e manodopera.
8. Requisito di responsabilità unica. La richiesta di azione e osservazione deve provenire da un unico centro (individuo o gruppo specifico).
9. Il requisito della regolamentazione. L'efficacia del sistema di controllo interno dipende direttamente da quali e quante problematiche sono state previste dalla documentazione normativa.
10. Requisito per una potenziale sostituzione funzionale. Se un'entità di controllo interno si è temporaneamente ritirata dal processo di revisione, ciò non dovrebbe influire negativamente sulle procedure o interrompere le attività.

Su efficienza ed efficacia

Quando si confrontano gli audit esterni e interni, si formano due campi significativi, ciascuno con la propria visione di ciò che è più appropriato. Sostengono le loro posizioni con argomenti abbastanza pesanti. Pertanto, un buon audit interno può basarsi sulla conoscenza dei meccanismi interni all'organizzazione e identificare molti punti potenzialmente pericolosi o promettenti, mentre il coinvolgimento di specialisti esterni consente di ridurre al minimo la simpatia personale e garantire l'imparzialità dell'audit. In generale, ogni organizzazione, a seconda delle circostanze, prende una decisione indipendente sui servizi da utilizzare, ma spetta ai manager migliorare il risultato del proprio lavoro.

Come migliorare le prestazioni del controllo interno?

Vogliamo tutti di più con meno risorse. È possibile considerare il processo di revisione interna e aumentarne l'efficacia? Abbastanza. Cosa bisogna fare per questo? L'opzione più semplice è sviluppare norme etiche e standard professionali. Se sono adeguati, una loro osservanza consentirà di ottenere un'elevata qualità del lavoro.

Inoltre, l' alta dirigenza dovrebbe verificare periodicamente il sistema di controllo interno. Cosa dovrebbero fare gli ispettori? Qual è il loro ritratto ideale? L'Istituto dei revisori interni opera negli Stati Uniti dal 1941. Nella Federazione Russa questa struttura sta appena iniziando a emergere, quindi utilizziamo l'esperienza di colleghi stranieri. Istituto dei Revisori Interniha emesso una serie di documenti di raccomandazione, in cui la scommessa principale è su:

1. Indipendenza. Implica l'esercizio imparziale delle proprie funzioni e l'espressione di giudizi oggettivi. Allo stesso tempo, non è necessario fare affidamento sui giudizi dei colleghi.
2. Obiettività. Questo punto segue direttamente dal precedente. L'obiettività richiede che il lavoro sia svolto con abilità e integrità. Durante la compilazione di un rapporto, lo specialista deve separare chiaramente i fatti dalle speculazioni.
3. Le altà. Ciò implica che i revisori interni non dovrebbero impegnarsi consapevolmente in attività inappropriate o illegali che potrebbero screditare i risultati.
4. Responsabilità. Si presume che lo specialista debba eseguire il lavoro esclusivamente nell'ambito delle proprie capacità e competenze professionali. Deve anche essere ritenuto responsabile delle sue azioni.
5. Privacy. È necessario prestare attenzione nell'uso delle informazioni a cui si accede durante il servizio.

Esempio finale

Questa è la fine dell'articolo. Abbiamo già visto cosa sono gli audit interni. Un esempio consoliderà le conoscenze acquisite. Diciamo che abbiamo una struttura commerciale. Improvvisamente si comincia a registrare un calo dei ricavi, anche se il carico di lavoro e il fatturato non sono cambiati. Per scoprire il motivo, inizia un audit finanziario interno. Inizialmente, c'è una conoscenza della documentazione che descrive il movimento di fondi,operazioni e simili. Sono allo studio la correttezza del design e l'assenza di segni di contraffazione. Se in questo caso non è stato riscontrato nulla di sospetto, l'audit finanziario interno procede alla fase di riconciliazione tra la situazione reale e la situazione mostrata nella documentazione. Ad esempio, controlla in magazzino se i materiali indicati, grezzi, attrezzature esistono realmente. Attenzione anche ai materiali di consumo. Quindi, se un'auto percorre 100 chilometri al giorno e allo stesso tempo riesce a spendere 50 litri di benzina, questo dovrebbe essere sospetto. È necessario studiare attentamente tutti i possibili aspetti del verificarsi di carenze, sprechi e furti. Al completamento di un audit interno, la documentazione deve essere presentata tempestivamente all' alta dirigenza per prevenire l'aggravamento delle problematiche individuate e per facilitare l'adozione di adeguate e tempestive azioni correttive.