Design Organizational Structures è una metodologia passo passo che identifica gli aspetti disfunzionali del flusso di lavoro, delle procedure e dei sistemi, li riallinea alle re altà e agli obiettivi aziendali attuali e quindi sviluppa piani per implementare nuovi cambiamenti. Il processo è volto a migliorare sia gli aspetti tecnici che quelli del personale dell'azienda.
Per la maggior parte delle aziende, il processo di progettazione si traduce in un maggiore miglioramento dell'organizzazione, dei risultati (redditività, servizio clienti, operazioni interne) e dei dipendenti che sono responsabili e impegnati nel business.
Il segno distintivo del processo di progettazione è un approccio globale e olistico al miglioramento organizzativo che interessa tutti gli aspetti della vita aziendale, in modo da poter ottenere i seguenti vantaggi quando si sviluppa la giusta metodologia:
- Ottimo servizio clienti.
- Aumenta la redditività.
- Diminuzione del funzionamentospese.
- Miglioramento dell'efficienza e del tempo di ciclo.
- Una cultura di dipendenti dedicati e coinvolti.
- Una chiara strategia per gestire e far crescere la tua attività.
Il design si riferisce all'integrazione delle persone con processi, tecnologie e sistemi di core business. Un'organizzazione ben progettata garantisce che la forma dell'azienda sia coerente con il suo scopo o strategia, soddisfi le sfide associate alle re altà aziendali e aumenti notevolmente le probabilità che gli sforzi collettivi delle persone abbiano successo.
Man mano che le aziende crescono e le sfide nell'ambiente esterno diventano più complesse, i processi aziendali, le strutture e i sistemi che una volta funzionavano diventano barriere all'efficienza, al servizio clienti, al morale dei dipendenti e alla redditività finanziaria.
Le organizzazioni che non si aggiornano periodicamente soffrono di sintomi come:
- Flusso di lavoro inefficiente senza interruzioni e passaggi a valore aggiunto.
- Sforzo eccessivo ("non abbiamo tempo per farlo bene, ma abbiamo tempo per farlo di nuovo")
- Lavoro frammentato con poca attenzione al bene superiore.
- Mancanza di conoscenza e orientamento al cliente.
- Mancanza di responsabilità ("Non è il mio lavoro").
- Coprire e incolpare invece di identificare e risolvere i problemi.
- Ritardi nel processo decisionale.
- Le persone non hanno le informazioni o l'autorità per risolvere i problemi.
- La direzione, non la prima linea, è responsabile della risoluzione dei problemi quando le cose vanno male.
- Ci vuole moltotempo per fare qualcosa.
- I sistemi sono mal definiti o rafforzano il comportamento scorretto.
- Sfiducia tra lavoratori e management.
Metodi utilizzati
È importante considerare che sono coinvolti diversi sistemi di interazione. Sebbene il processo di progettazione delle strutture organizzative sia adattabile alle dimensioni, alla complessità e alle esigenze di qualsiasi impresa, non si limita alle esigenze interne dell' alta dirigenza. Ogni percorso di soluzione viene elaborato individualmente. Il sistema stesso si basa sui seguenti metodi, che verranno elencati di seguito.
1. Carta del processo di pianificazione
In qualità di dirigenti senior, vi siete riuniti per discutere gli attuali risultati aziendali, lo stato dell'azienda, i requisiti ambientali e la necessità di intraprendere un tale processo. Quali sono le prossime azioni? Stabilisci una carta per il processo di progettazione organizzativa. Include il "motivo del cambiamento", i risultati desiderati, l'ambito, l'allocazione delle risorse, i tempi, la partecipazione, la strategia di comunicazione e altri parametri che guideranno il progetto.
Di tanto in tanto, il management può passare attraverso un processo di pianificazione strategica o un processo di sviluppo del team prima di avviare un'iniziativa di cambiamento del progetto, a seconda di quanto chiaramente comprendono la loro strategia e di quanto bene lavorano insieme come una squadra.
2. Sviluppo di nuove politiche
Il team di gestione (o altri che sono stati invitati a partecipare al processo) guardano avanti e progettano l'organizzazionestrutture che includono raccomandazioni per un "futuro ideale". A questo livello, i passaggi di questo processo includono:
- Determina il tuo principio organizzativo principale.
- Ottimizzazione dei processi di core business che generano entrate o risultati per i clienti.
- Documentazione e standardizzazione delle procedure.
- Organizzare le persone attorno ai processi fondamentali. Determinazione del numero di personale necessario per il lavoro principale.
- Definisci compiti, funzioni e abilità. Quali sono le metriche delle prestazioni per ciascuna funzione del team? Come vengono giudicati e ritenuti responsabili?
- Identificare le esigenze di attrezzature, layout e personale per i vari team e dipartimenti dell'organizzazione.
- Definire le risorse di supporto (finanza, vendite, personale), la missione, il personale e dove dovrebbero trovarsi.
- Definire una struttura di governance che fornisca supporto strategico, di coordinamento e operativo.
- Miglioramento dei sistemi di coordinamento e sviluppo (assunzione, formazione, remunerazione, condivisione delle informazioni, definizione degli obiettivi).
Ad un certo punto, il processo di progettazione si trasforma in pianificazione di transizione quando vengono stabilite date di attuazione critiche e vengono creati piani d'azione specifici per l'attuazione del nuovo progetto.
E una parte fondamentale di questo passaggio è comunicare i progressi agli altri membri dell'organizzazione. È stato sviluppato un piano di comunicazione che educa le persone su ciò che sta accadendo. L'educazione porta consapevolezza e inclusionedi ciascuno - all'inizio degli obblighi.
3. Attuazione del progetto
Ora il compito è dare vita al progetto. I metodi per progettare le strutture organizzative dovrebbero sempre includere elementi di attuazione. Senza di loro, le attività non verranno eseguite. Le persone sono organizzate in gruppi di lavoro naturali che apprendono il nuovo piano, le abilità del team e la formazione di gruppi di iniziativa. Vengono esplorati nuovi ruoli lavorativi e vengono stabilite nuove relazioni all'interno e all'esterno dell'unità.
Le attrezzature e i mezzi tecnici vengono riorganizzati. Sono stati modificati e adeguati i sistemi di remunerazione, i sistemi di miglioramento delle prestazioni, lo scambio di informazioni, i sistemi decisionali e di gestione. Alcuni di questi possono essere fatti rapidamente. Alcune aziende potrebbero richiedere maggiori dettagli ed essere implementate per un periodo di tempo più lungo.
Linee guida
I metodi di progettazione organizzativa svolgono varie funzioni aziendali. Sono progettati per soddisfare motivazioni specifiche. Devono inoltre essere compiuti sforzi per allineare la struttura organizzativa alle mutevoli esigenze. Un buon sistema non solo facilita la comunicazione, ma porta anche efficienza in diversi segmenti. Pertanto, durante lo sviluppo, è importante prestare attenzione ai principi.
1. Incoraggiare l'efficienza
Progettare la struttura organizzativa di un'impresa include alcuni elementi positivi per i dipendenti. In risposta, puoi ottenere una risposta positiva dai dipendenti. Lo scopo principale della struttura organizzativa è quello di portare efficienza alle varie funzioni. Il lavoro sistematico non lascerà nulla al caso e ogni azione sarà coordinata per eseguirla al massimo.
I membri di un'organizzazione si sforzano di massimizzare la produzione di beni e servizi da determinate risorse. Si stanno compiendo sforzi per uno sforzo sistematico, razionale e coordinato per controllare vari sprechi e perdite. Diversi modelli organizzativi sono stati sviluppati per garantire l'efficienza delle operazioni. Sono determinati a raggiungere i loro obiettivi.
2. Comunicazione
Progettare la struttura organizzativa di un'impresa include il momento di creare contatti in tutti i dipartimenti. La comunicazione è il problema numero uno in ogni organizzazione. Una buona struttura fornisce un adeguato canale di comunicazione tra le persone che lavorano in un'organizzazione. Anche i rapporti di segnalazione stabiliti e la gerarchia di coloro che segnalano sono indicati in una buona struttura. C'è bisogno di un processo di comunicazione orizzontale, verticale e laterale, e questo viene fatto da una struttura ben pianificata.
3. Uso ottimale delle risorse
Un'adeguata allocazione delle risorse aiuta anche nel loro utilizzo ottimale. La progettazione della struttura organizzativa dell'organizzazione assegna un posto più importante alle attività per raggiungere obiettivi comuni. Gli eventi vengono posizionati in base alla loro importanza nel sistema e vengono formulate raccomandazioni appropriate per allocare le risorse. Un'allocazione ottimale degli asset è essenziale per la crescita del business.
4. Soddisfazione lavorativa
Buonoprogettare la struttura organizzativa di un'organizzazione assicura che i compiti e le responsabilità delle varie persone che lavorano nell'impresa siano chiaramente assegnati. I lavori sono distribuiti in base alla loro conoscenza, esperienza e specializzazione. Le persone hanno la possibilità di spiegare il loro lavoro. Quando le persone possono lavorare entro i limiti, ci sarà soddisfazione sul lavoro.
5. Pensiero creativo
I principi di progettazione delle strutture organizzative possono includere l'elemento che pianifica e svolge liberamente il proprio lavoro. Consente all'individuo di pensare e sviluppare modi nuovi e migliori per svolgere i compiti a portata di mano. La struttura organizzativa cerca di collocare le persone nei luoghi in cui sono più adatte. Molte persone hanno contribuito allo sviluppo del pensiero manageriale attraverso la loro creatività in una parte particolare dell'azienda.
6. Facilità di gestione
I principi di progettazione delle strutture organizzative si basano anche sull'ottimizzazione di questo processo. Ci sono molte persone che lavorano nel settore. La loro funzione dovrebbe essere definita e le responsabilità assegnate in base ai requisiti dell'organizzazione. Una buona struttura aiuterà a stabilire relazioni tra le persone che lavorano in posizioni diverse. Il sistema organizzativo è il meccanismo attraverso il quale la direzione dirige, coordina e controlla le attività dei vari individui.
Una struttura ben congegnata aiuterà sia la gestione che la gestione dell'azienda. È garantito che nessuna attività viene lasciata incustodita e il lavoro viene distribuitosecondo le capacità delle persone che lo realizzano. I passaggi di progettazione organizzativa ben congegnati sono un grande aiuto per una buona gestione. Considerali.
Fasi di progettazione
Il sistema in fase di creazione deve soddisfare i requisiti dell'azienda. Ciò dovrebbe garantire che la forza lavoro sia utilizzata in modo ottimale e le varie funzioni dovrebbero essere eseguite correttamente. Sono necessarie relazioni armoniose tra persone in posizioni diverse. La progettazione strutturale è un compito importante che deve essere considerato con attenzione. Di seguito verranno elencati i punti principali su cui si sta sviluppando una progettazione completa.
Fase 1: definizione delle attività
Devono essere definite le azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi dell'impresa. È inoltre necessario definire le funzioni che devono essere svolte per raggiungere i vari obiettivi e le azioni associate a tali funzioni. Senza questa fase di progettazione della struttura organizzativa, i manager non saranno in grado di ottenere il risultato desiderato.
Le attività principali sono suddivise in una serie di sottotipi di ciascun settore. Quando si definiscono le specie, va tenuto presente che nessuna di esse è sfuggita alla duplicazione delle attività e le varie funzioni sono svolte in modo coordinato.
Fase 2: raggruppamento delle attività
Le attività strettamente correlate e simili sono raggruppate per dipartimenti e industrie. Il coordinamento tra le attività può essere raggiunto solo attraverso un'accurata accumulazione. Viste raggruppatele attività possono essere assegnate a diverse posizioni. Dare indicazioni agli individui crea autorità e responsabilità. Questo fattore nella progettazione delle strutture organizzative consente di aumentare l'importanza di un determinato dipendente. L'autorità è delegata ai livelli inferiori dei vari dipartimenti e vengono stabilite le responsabilità.
Fase 3: Delega dell'Autorità
La delega è un processo amministrativo in cui le persone fanno qualcosa di diverso rendendole responsabili. Quando vengono creati diversi lavori in un'organizzazione, a tali individui viene assegnato un lavoro. Per portare a termine il lavoro, hai bisogno di autorità. Le autorità sono delegate a persone diverse secondo la ripartizione delle responsabilità. La fase finale della progettazione della struttura di gestione organizzativa dovrebbe riflettere chiaramente questo. Nel processo di assegnazione delle attività, viene creata l'autorità nell'organizzazione, un sistema che determina chi interagirà formalmente con chi.
Caratteristiche di un buon sistema
Progettare una struttura organizzativa suggerisce che il dispositivo creato deve soddisfare le diverse esigenze e requisiti dell'azienda. Va tenuto presente che ogni azienda ha la propria forma unica di gestione. Se consideriamo le caratteristiche nel loro insieme, riassumendo, appariranno come segue.
1. Cancella linea di autorità
Le basi della progettazione delle strutture di governance organizzativa iniziano con la creazione di una gerarchia di base. Ci deve essere una chiara linea di autorità dall' alto verso il basso. Il trasferimento dell'autorità dovrebbe essere effettuato per fasi e in conformità con la natura del lavoro assegnato. Tutto dentrole organizzazioni devono avere una comprensione completa del lavoro e dell'autorità delegata a una determinata persona. In assenza di questa chiarezza, ci saranno confusione, controversie e conflitti.
2. Adeguata delega dell'autorità
I compiti di progettazione delle strutture organizzative includono inoltre una distribuzione competente delle responsabilità. La delega dell'autorità deve essere coerente con la responsabilità stabilita.
Se non c'è abbastanza energia per ricevere l'attività assegnata, il lavoro non verrà completato. A volte i manager assegnano compiti ai subordinati senza dare loro la giusta autorità, indicando una mancanza di decisione da parte loro. Incarichi inadeguati creeranno problemi ai subordinati perché potrebbero non essere in grado di soddisfare il requisito stabilito.
3. Meno livelli di gestione
Gli elementi di progettazione di una struttura organizzativa dovrebbero evitare schemi complessi. Per quanto possibile, è necessario ridurre, ma entro limiti ragionevoli, i livelli di gestione. Maggiore è il numero di questi livelli, maggiore è il ritardo nell'accesso. Il trasferimento delle decisioni dall' alto verso il basso richiederà più tempo.
Allo stesso modo, le informazioni dai livelli inferiori impiegheranno molto tempo per raggiungere la cima. Il numero di livelli di gestione dipende dalla natura e dalla portata delle operazioni. Non è possibile specificare un numero specifico di strutture per ciascun problema, ma è necessario impegnarsi per mantenerle al minimo. Questa ottimizzazione ridurrà i costitempo.
4. Intervallo di controllo
Il processo di progettazione delle strutture di governance organizzativa dovrebbe includere anche funzioni di supervisione. Il grado di supervisione si riferisce al numero di persone che un manager può supervisionare direttamente. Una persona dovrebbe solo tenere traccia del numero di subordinati con cui può comunicare direttamente.
Il numero di persone da supervisionare non può essere fissato universalmente perché dipenderà dalla natura del lavoro. Devono essere compiuti sforzi per tenere sotto sorveglianza un gruppo ben gestito, altrimenti ci saranno inefficienza e scarso rendimento.
5. Semplicità e flessibilità
Gli approcci alla progettazione delle strutture organizzative non dovrebbero complicarsi. Non dovresti aggiungere livelli di controllo non necessari. Una buona struttura dovrebbe evitare ambiguità e confusione. Il sistema deve anche essere flessibile per adattarsi alle mutevoli esigenze.
Potrebbero verificarsi espansioni o diversificazioni, che richiederebbero una riclassificazione di doveri e responsabilità. La struttura organizzativa deve essere in grado di recepire nuove modifiche senza adeguare gli elementi centrali. Ciò ti consentirà di non modificare tutte le disposizioni precedentemente inserite.
Elementi di base
L'analisi del design organizzativo dovrebbe mostrare la strategia di distribuzione dei talenti dell'azienda. Il raggiungimento dell'obiettivo aziendale dipende in parte dalla forza del sistema interno generale. Il design organizzativo crea relazioni di lavoro tra le persone, stabilisce confini di responsabilità edetermina chi è responsabile verso chi.
Ci sono diversi modi per strutturare un'azienda. I principi corretti per la progettazione delle strutture organizzative di gestione derivano dalle esigenze e dalle aspirazioni dell'impresa. Sulla base di questo, promuovono le persone giuste.
1. Strategia
Il miglior approccio alla progettazione organizzativa tiene conto dei piani strategici dell'azienda. Tali attività, nel frattempo, derivano dalla visione dell'azienda. Mission - il motivo dell'esistenza di un'impresa - il suo scopo.
La visione è il più alto risultato dell'azienda, l'attuazione dei compiti stabiliti. Tutta la strategia tenta di realizzare la visione e la struttura organizzativa deve supportare questi sforzi. Ad esempio, un'azienda che ha deciso di espandersi sui mercati esteri può consolidarsi in divisioni geografiche. I cambiamenti nella strategia richiedono un progetto strutturale aggiornato
2. Fattori ambientali
L'ambiente aziendale in cui lavorano i dipendenti non può essere ignorato dai progettisti organizzativi. Un sistema imprevedibile e in rapida evoluzione richiede flessibilità, adattabilità e cooperazione tra agenzie.
In una tale situazione, la progettazione della struttura organizzativa della gestione di un'impresa di tipo meccanico limiterà la destrezza e la reattività del personale. Invece, gli sviluppatori possono costruire un sistema organico e orizzontale che livella i livelli di governo e decentralizza il processo decisionale. Allo stesso tempo, un ambiente stabile consente l'uso di controlli, compiti ben definiti e autorità centralizzate in una struttura meccanicistica.con i suoi livelli verticali di potenza crescente.
3. Dimensioni dell'azienda
Le piccole imprese con poche persone spesso hanno ruoli diversi, sono informali e non scrivono molte regole. Dal momento che l'azienda emerge organicamente, sarebbe un errore cercare di imporle una struttura formale e meccanicistica. La progettazione della struttura e del sistema organizzativo in questo caso non dovrebbe includere elementi imperativi e conservativi nello svolgimento delle attività interne.
Questa sarebbe un'azione inutile. Inoltre, una burocrazia non necessaria può interferire con le operazioni. Le grandi organizzazioni hanno bisogno di maggiore controllo e supervisione. Una struttura meccanicistica crea responsabilità e responsabilità chiare ed è quindi adatta per aziende con un gran numero di dipendenti.
4. Età dell'azienda
All'inizio della vita di un'azienda, le sue piccole dimensioni forniscono qualità strutturali organiche che promuovono flessibilità e agilità. Man mano che l'azienda si sviluppa e si espande, inizia:
- meccanizzare aggiungendo regole, politiche e procedure;
- fissare obiettivi chiaramente definiti;
- implementare ampi sistemi di controllo interno e catene di comando.
In breve, la maturità alimenta la burocrazia. Più l'azienda è vecchia, più è probabile che il sistema interno diventi ingombrante, creando una barriera all'innovazione, all'adattabilità e alle risposte rapide. Il processo di progettazione organizzativa deve tenere conto della misura in cui la vecchia azienda ha bisogno di ristrutturarsi al fine di ridurlasistema meccanizzato. In caso contrario, potrebbero sorgere seri problemi di gestione e di personale.
Progetti strutturali
I progetti strutturali hanno i loro pro e contro, quindi i designer devono considerare attentamente ogni passaggio. Due temi comuni qui sono le divisioni funzionali e divisionali. La struttura funzionale crea reparti in base ad attività quali produzione, marketing e finanza.
Le attività raggruppate aumentano l'efficienza ma possono creare barriere tra i reparti. La struttura divisionale raggruppa le persone in base al prodotto, al cliente o all'ubicazione geografica, creando in modo efficace piccole aziende con le proprie capacità di marketing, finanziarie e produttive. Ciò mantiene i reparti concentrati e reattivi, ma duplica l'attività commerciale tra i reparti e all'interno dell'azienda nel suo insieme.
Schema del tipo di controllo
L'organigramma è una rappresentazione visiva di un tipo formale di design. Il piano mostra la struttura dell'organizzazione, le relazioni ei relativi livelli di posizione in ciascun settore. Aiuta a organizzare il posto di lavoro delineando la direzione del controllo per i subordinati.
Anche una piccola azienda individuale può utilizzare una sorta di organigramma per vedere quali funzioni devono essere svolte. Tale pianificazione e visione struttura il lavoro e aiuta a realizzare tutti i compiti e risolvere i problemi di comunicazione emergenti.problemi.
Gli organigrammi offrono i seguenti vantaggi:
- Comunicare in modo efficace informazioni organizzative, di servizio e aziendali.
- Consenti ai manager di prendere decisioni sulle risorse, fornire una base per la gestione del cambiamento e comunicare informazioni operative a tutta l'organizzazione.
- Tutto ciò che spetta all'azienda dovrebbe avvenire in modo trasparente e prevedibile.
- Fornisce una rapida sostituzione per le gerarchie aziendali formali.
- Dice a tutti nell'organizzazione chi è responsabile di cosa e chi riferisce a chi.
Ci sono, ovviamente, alcune restrizioni sulle visualizzazioni di progettazione organizzativa:
- Sono statici e inflessibili, spesso obsoleti quando le aziende cambiano e attraversano fasi di crescita.
- Non aiutano a capire cosa sta realmente accadendo in un'organizzazione informale. La re altà è che le organizzazioni sono spesso piuttosto caotiche.
- Non sono in grado di far fronte ai mutevoli confini dell'azienda a causa dell'outsourcing, della tecnologia dell'informazione, delle alleanze strategiche e dell'economia di rete.
Nelle fasi iniziali, un'azienda può decidere di non stabilire una struttura organizzativa formale. Tuttavia, l'impresa deve esistere anche senza un piano ben definito affinché il corso di sviluppo abbia successo. La maggior parte delle piccole imprese trova utili gli organigrammi in quanto aiutano il proprietario o il manager a monitorare la crescita e il cambiamento in ogni settore e direzione.
Conclusione
Questo approccio progettuale porta a miglioramenti significativi in termini di qualità, servizio clienti,tempo ciclo, fatturato ridotto e assenteismo, aumento della produttività dal 25 ad almeno il 50%. La buona notizia è che il piano può essere utilizzato per quasi tutti i tipi e dimensioni di attività. Il tempo necessario per completare il progetto varia a seconda della natura, delle dimensioni e delle risorse dell'impresa. Progetti grandi e complessi possono essere completati in pochi giorni. Le piccole imprese richiedono molto meno tempo e risorse.
