In vari settori di attività di persone fisiche e giuridiche, viene utilizzato il sistema di classificazione dei documenti approvato nel territorio della Federazione Russa. La compilazione, l'archiviazione, la circolazione e l'uso di documenti è svolta da una disciplina come il lavoro d'ufficio. In questo articolo ne studieremo tutti gli aspetti. Considera il concetto e la classificazione dei documenti, la loro funzionalità e altri aspetti del problema.
Lavoro d'ufficio: disposizioni generali
Per cominciare, va notato che il supporto della documentazione è un'area di attività speciale, che consiste nella progettazione, formazione, conservazione ed elaborazione di documenti. È dall'aspetto del documento e dalle informazioni in esso contenute, da come viene implementata l'organizzazione del lavoro con esso, che la tempestività e la correttezza di prendere l'una o l' altra decisione di gestione, che è di un certo grado di importanza, dipendono in gran parte. I documenti tengono conto e riflettono le attività di imprese, società, imprese. In questa connessionela tenuta dei registri serve come prescrizione della legge. Nel processo di audit, innanzitutto, sono soggetti a revisione quei documenti che registrano le attività dell'azienda.
Quadro legislativo
Prima di analizzare le tipologie di documenti e la loro classificazione, è opportuno familiarizzare con il quadro normativo. Pertanto, la legge federale, che disciplina l'informazione e la sua protezione, stabilisce l'obbligo di documentare le informazioni e definisce una serie di impostazioni di base. L'atto normativo citato ha anche lo scopo di regolare i rapporti sorti nello sviluppo e nel successivo utilizzo delle tecnologie dell'informazione. Si precisa che la documentazione obbligatoria è prevista da altre leggi. In particolare, il codice civile della Federazione Russa determina il quadro giuridico per le attività e la procedura corrispondente per il lavoro d'ufficio. Il codice fiscale della Federazione Russa stabilisce i documenti fiscali standard, che costituiscono anche una delle classificazioni dei documenti. Attraverso di loro, viene fornita la contabilità per il lavoro commerciale di individui e organizzazioni, nonché la tempestività delle detrazioni dei pagamenti delle tasse e delle tasse al bilancio statale.
Oltre a questo, l'attuale legge definisce campioni di carte. Pertanto, il codice civile della Federazione Russa prevede requisiti per il contenuto e la composizione di contratti costitutivi, accordi, carte e così via. Il regolamento stabilisce le forme di quei documenti che devono essere inviati con le varie modalità oggi utilizzate.
Classificazione dei documenti RF
Vale la pena notare che il sistema amministrativo del lavoro d'ufficio della Federazione Russa include una classificazione di natura multilivello. Si consiglia di considerarlo più in dettaglio. La classificazione principale dei documenti presuppone la presenza delle seguenti componenti:
- Documenti organizzativi e amministrativi. È consigliabile includere qui decisioni, protocolli, istruzioni, carte, ordini, disposizioni.
- Documenti di riferimento e informativi inclusi nella classificazione dei documenti di carattere generale. Si tratta di certificati, memorandum, atti, telegrammi, lettere e così via.
- Secondo il personale. È importante notare che questa classificazione dei documenti include dichiarazioni, libri di lavoro, caratteristiche, contratti, ordini, ecc.
È consuetudine distinguere tali forme di documenti come singoli, modelli e standard. I campioni presentati costituiscono la loro classificazione dei documenti per scopo.
Altri tipi di documenti
Vale la pena sapere che i documenti possono essere di contenuto semplice o complesso. La classificazione dei documenti contabili nel luogo di accettazione implica la presenza di documenti esterni e interni. A giudicare dall'origine, distinguono tra documenti personali e ufficiali. In base alla durata di conservazione, è consuetudine classificare i titoli in permanenti, oltre a più o meno di 10 anni. In accordo con il segno della pubblicità, è stata adottata una speciale classificazione dei documenti normativi, che implica la presenza di carte segrete e non. Va aggiunto che il primo gruppo comprende riservato e completamentedocumenti segreti. Secondo il metodo di registrazione, è consuetudine distinguere tra materiale sonoro, manoscritto, elettronico, grafico, fotografico e cinematografico, e così via. L'ultimo raggruppamento è anche chiamato classificazione dei documenti per caratteristiche.
Documenti urgenti e non urgenti
I titoli possono essere classificati in urgenti e non urgenti. Secondo le fasi, è consuetudine distinguere le bozze, gli estratti, gli originali (in altre parole gli originali) e le copie. I documenti di natura statale sono inclusi in una categoria separata. In conformità alla normativa vigente, le strutture autorizzate emanano istruzioni, ordini, istruzioni, ordini, delibere, decreti e decisioni.
Documentazione primaria
È consigliabile considerare separatamente una categoria piuttosto voluminosa di documenti primari. Ciò include documenti con informazioni di base ottenute nel processo di ricerca, sviluppo, osservazione e altre attività sociali. Si segnala che la documentazione primaria nell'ufficio contabilità si forma durante l'esecuzione di operazioni di rilevanza economica. Agisce come prova o prova di determinati fatti che sono già stati realizzati. Il gruppo di documenti di origine include, ad esempio, certificati, atti, fatture, warrant e così via. Per la maggior parte di essi sono approvati appositi moduli unificati. Ad esempio, ad oggi, sono stati stabiliti moduli speciali di documenti per la contabilizzazione di operazioni commerciali, immobilizzazioni, liquidazioni di cassa e manodopera.
Dettagli del documento
Se non esiste un modulo unificato per un particolare documento, viene formato un modulo interno nell'azienda. Tuttavia, in ogni caso, devono essere presenti alcuni dettagli:
- Nome del documento.
- Data di compilazione.
- Nome organizzazione.
- L'essenza dell'operazione di importanza economica.
- Dispositivi di misurazione.
- Elenco dei dipendenti che agiscono come responsabili.
- Firme personali dei dipendenti autorizzati.
Lavoro d'ufficio interno
Secondo le indicazioni della direzione della struttura e su iniziativa dei responsabili dei servizi indipendenti, è rilevante lo sviluppo di diverse disposizioni. Questo raggruppamento di documenti include atti standard e singoli. Si precisa che il contenuto di quest'ultime riguarda principalmente le unità gestionali, i reparti, le officine che fanno parte della struttura organizzativa della società. La documentazione tipica, di regola, riguarda le officine della produzione principale.
È necessario sapere che la bozza di regolamento è formata dall'app altatore, dopodiché viene concordata con l'ufficio legale dell'azienda. Se sorgono obiezioni o commenti, sono riportati su un foglio separato o su una seconda copia di quello attuale. L'atto chiave di natura amministrativa nell'impresa è l'ordine del direttore. Con l'ausilio di questo documento è possibile redigere la procedura per l'attività della struttura, le decisioni e le istruzioni, eventi di vario genere, i risultati del lavoro o gli esiti degli audit.
Report, esplicativa e nota di servizio
Un memorandum è un documento che afferma un fatto o una questione particolare, una conclusione o una proposta. Vale la pena sapere che può essere inviato alla direzione dell'organizzazione oa una struttura superiore. Un promemoria dovrebbe essere inteso come un tipo di lettera, una delle forme del tipo di corrispondenza interna in un'azienda. Di norma, viene inviato dalle divisioni strutturali a qualsiasi destinatario dell'azienda. L'eccezione qui è la guida diretta. Va tenuto presente che una nota può essere inviata anche da uno specifico funzionario aziendale. Il documento nominato può essere definito informativo, proattivo o di rendicontazione.
Una nota esplicativa dovrebbe essere considerata come un documento che funge da spiegazione del contenuto di alcune disposizioni dell'atto principale (programma, relazione, piano). Inoltre, può spiegare i motivi del mancato rispetto delle istruzioni della dirigenza o della violazione della disciplina.
Istruzioni
Le istruzioni sono attualmente classificate in due gruppi. I documenti inclusi nella prima categoria regolano la procedura per l'esecuzione di un particolare processo in un'impresa, a cui prendono parte funzionari, divisioni e così via. Va notato che sono le job description (il secondo gruppo) a determinare i diritti, i doveri, le responsabilità e le funzionalità di specifici dipendenti. Questi documenti possono servire come spiegazione della procedura secondo la quale devono essere eseguite le istruzioni di ordini e leggi (decreti, ordinanze, ecc.). Va aggiunto che le descrizioni dei lavoripuò essere di durata fissa o permanente. Tuttavia, i titoli perpetui vengono comunque rivisti e rivisti ogni 3-5 anni.
Conclusione
Quindi, abbiamo considerato il concetto, le principali classificazioni dei titoli e altri aspetti dell'argomento. In conclusione, va notato che oggi il lavoro d'ufficio nel territorio della Federazione Russa è una categoria abbastanza sviluppata. Nella fase attuale della vita umana, questa attività include garantire la formazione competente e tempestiva dei documenti necessari, nonché organizzare il lavoro con atti (vale a dire ricevere, trasmettere, elaborare, preparare, controllare, archiviare, registrare, sistematizzare, preparare per archiviazione e distruzione). La regolamentazione della tecnologia dell'ufficio è attuata in base a una serie di aree. È consigliabile includere la standardizzazione, la regolamentazione legislativa, nonché la formazione di atti giuridici, normativi e metodologici di importanza nazionale.
In un modo o nell' altro, l'organizzazione e la successiva tenuta dei registri richiedono la presenza obbligatoria di abilità speciali e conoscenze professionali. Quindi, per l'implementazione di questo lavoro nelle aziende, vengono creati dipartimenti o servizi appropriati. Vale la pena notare che nelle piccole imprese i segretari sono impegnati in lavori d'ufficio e i dipendenti autorizzati dal capo sono responsabili dello stato dei documenti dell'impresa. In ogni caso, ogni raggruppamento di documenti deve avere il suo posto. Di solito sono conservati in appositi armadi ignifughi. EInfine, i dipendenti possono essere soggetti ad azioni disciplinari per l'errata tenuta dei registri. Questo dovrebbe essere ricordato quando si applica la conoscenza nella pratica.
