L'articolo fornisce spiegazioni per concetti come documentazione in entrata e in uscita, flusso di documenti e sua struttura, flusso di documenti, modalità e ciclicità, documentazione interna ed esterna. Vengono fornite le modalità per evidenziare le informazioni necessarie e la loro conservazione nelle pratiche e negli archivi correnti durante il lavoro d'ufficio.
Tipi di flussi di documenti
In questa era dell'informazione, è impossibile immaginare il funzionamento di qualsiasi struttura di produzione, consumo, regolamentazione o distribuzione senza documentazione. Lavorare con la documentazione nella carta informativa e nel boom elettronico di oggi sta diventando sempre più complesso. Cambiano i vettori delle informazioni, cambiano le persone che le elaborano, cambia il campo legale per l'utilizzo delle informazioni. Anche il concetto e la struttura del flusso di documenti sono soggetti a modifiche.
Documento come unità di flusso di documenti
Un documento è un'informazione registrata sotto forma di qualsiasi oggetto materiale. Un documento può essere una foto, un video, una registrazione audio, per non parlaresupporti cartacei e file. Ma un documento diventa un documento solo se ha una serie di requisiti necessari. Questi requisiti sono chiamati dettagli e sono caratteristiche obbligatorie stabilite da leggi o regolamenti per determinati tipi di documenti. Per la registrazione di documenti organizzativi e amministrativi, ad esempio, esiste GOST R 7.0.97-2016. Uno dei dettagli più importanti è la data del documento (a volte anche l'ora).
Cos'è il flusso di documenti
Il flusso di documenti è lo spostamento di documenti tra i punti di creazione delle informazioni, i punti di elaborazione delle informazioni, i punti di archiviazione delle informazioni e gli utenti diretti delle informazioni. I flussi documentali sono molto diversi per tipologia di documenti e loro contenuto, modalità e ciclicità, modalità di spostamento, ecc.
I flussi di documenti in un'organizzazione (intendendo anche le imprese) sono divisi per direzione in in entrata e in uscita. Ogni tipo di flusso deve essere separato l'uno dall' altro per evitare errori e confusione nell'utilizzo dei documenti.
Il flusso di documenti in entrata è costituito dai documenti che arrivano all'organizzazione tramite posta, e-mail, portati apposta (dai corrieri). I documenti all'ingresso devono essere ordinati, non necessari - rimossi nella spazzatura. I documenti necessari o eventualmente necessari devono essere registrati su giornali (cartacei o elettronici) indicando la data di ricezione, il nome del documento e i suoi estremi (data del documento, nome del mittente, ecc.), l'unità organizzativa a cui il documento è stato inviato.
Il flusso di documenti in uscita è costituito da documenti creati erilasciato o elaborato dall'organizzazione. A tutti i documenti in uscita deve essere assegnato un numero di serie, viene verificata la presenza dei dettagli necessari e la loro correttezza, devono essere registrati sui giornali indicando la data (di norma è la data in cui è stato firmato il documento), il numero in uscita e il codice del dipartimento che ha preparato il documento.
Se è impossibile elaborare immediatamente il flusso dei documenti (il suo forte aumento), è necessario aumentare il numero di dipendenti che elaborano i documenti per evitare errori e ritardi, che spesso sono molto costosi per l'organizzazione.
Tipi di flussi documentali possono essere molto diversi, tutto dipende dal tipo di attività dell'organizzazione e dalle modalità del suo lavoro.
Per le grandi organizzazioni e imprese, un flusso di documenti adeguatamente strutturato è importante tanto quanto il flusso di materiali o prodotti. Per grandi flussi di documenti vengono sviluppati e applicati anche processi tecnologici documentali.
Il concetto di flussi documentali esterni e interni
Oltre alle informazioni in entrata e in uscita in un'organizzazione, interne, ad es. informazioni create e utilizzate solo all'interno dell'organizzazione stessa. Queste informazioni possono avere un certo grado di segretezza e non essere pubblicamente disponibili anche all'interno dello stesso dipartimento. Lo scambio di lettere tra dipartimenti della stessa organizzazione di solito non è accettato. Per la comunicazione documentale si utilizzano le cosiddette note di servizio (relazioni, note esplicative, certificati) firmate dai responsabili dei servizi. Oltre ai promemoria inle organizzazioni gestiscono ordini, istruzioni, certificati, documentazione tecnica e altra documentazione.
Il flusso di documenti interni per questi motivi deve essere chiaramente regolato in modo che le informazioni segrete non cadano in luoghi pubblici, anche sotto forma di estratti o parti. Pertanto, le informazioni privilegiate non intendono andare oltre l'organizzazione e talvolta oltre i confini di un'unità. In questo caso, tali informazioni vengono trasferite da dipartimento a dipartimento solo con il permesso del responsabile del dipartimento e sono necessariamente registrate in fase di trasmissione (anche all'archivio dell'organizzazione) in appositi giornali indicando il destinatario e confermando la sua autorità a ricevere (permesso di lavorare con i documenti).
Parametri del flusso di documenti
Il flusso di documenti è un sistema complesso caratterizzato dai seguenti parametri:
- contenuto (o quali funzioni svolge);
- struttura;
- modalità e ciclicità;
- direzione;
- volume;
- altro.
Contenuto o funzionalità
Questo parametro del flusso di documenti è un elenco dei documenti utilizzati dall'organizzazione e la composizione delle informazioni contenute in questi documenti. Questo valore è costante per un piccolo numero di organizzazioni le cui attività sono molto specifiche e costanti nel tempo (di solito si tratta di tribunali, archivi, registri e altre organizzazioni non produttive). Per la maggior parte delle organizzazioni, in particolare quelle di produzione, il flusso di documenti è un valore non costante che cambiaa seconda di vari cambiamenti: tipo di attività, partner, tecnologie, materiali, legislazione e altri requisiti di modifica della produzione e modifiche temporanee.
Struttura del flusso di documenti
Il concetto e la struttura del flusso di lavoro possono essere descritti dalle caratteristiche con cui viene data la classificazione dei documenti e la loro indicizzazione, l'intero sistema di orientamento è formato nell'apparato di riferimento dei documenti dell'organizzazione. Tipicamente, tale struttura corrisponde al tipo e allo scopo del flusso di documenti.
Modalità e cicli
Questi parametri determinano i cambiamenti nel carico di informazioni in entrata nel tempo. Questo, ad esempio, è un forte aumento della quantità di lavoro con i file personali dei candidati di un istituto di istruzione durante la campagna di ammissione o con i documenti degli studenti durante le sessioni e la laurea.
Tali cambiamenti sono legati ai ritmi interni dell'organizzazione e di solito sono abbastanza prevedibili e pianificati.
Cambiamenti nella direzione del flusso di documenti
Queste modifiche sono legate al contenuto del lavoro dell'unità di elaborazione delle informazioni. Si tratta di differenze nelle modalità di registrazione degli atti, nelle modalità di monitoraggio delle scadenze per l'esecuzione degli atti, nelle modalità di conoscenza degli stessi e, soprattutto, nell'approvazione e nel coordinamento di vari documenti. I cambiamenti nella direzione dei flussi di documenti saranno influenzati anche dai cambiamenti interni nella struttura e nella direzione delle organizzazioni.
Volume del flusso del documento
Il volume del flusso di documenti è la quantitàdocumenti (sia originali che copie), che possono essere espressi sia dal numero dei documenti stessi sia dal numero dei fogli, dei personaggi, del numero degli esecutori e delle persone con cui l'atto è concordato. Ad esempio, il numero di organizzazioni partner con cui devi stipulare un contratto, o con cui devi firmarlo.
Il flusso di lavoro dell'organizzazione include il numero totale di documenti in tutti i flussi.
Miglioramento del lavoro con i flussi documentali nell'organizzazione
Per migliorare questo lavoro, è necessario studiare l'intero processo burocratico, stabilire raccomandazioni chiare che rendano il processo tecnologicamente competente: rimuovere le duplicazioni quando si lavora con i documenti, escludere l'approvazione dei documenti da parte di dipartimenti che non sono collegati ad esso. Maggiore è il flusso di documenti, più carico è l'apparato amministrativo dell'organizzazione, o almeno la maggior parte di esso.
Uno dei punti principali per migliorare il lavoro del personale con i documenti è il livello della loro formazione professionale in tutte le fasi del flusso dei documenti, il carico di lavoro ottimale del personale, una chiara regolamentazione del lavoro con un documento in ciascun dipartimento.
La regolamentazione e la standardizzazione con flussi di documenti di grandi dimensioni consentono di utilizzare la meccanizzazione e l'automazione degli uffici, riducendo il numero di dipendenti che lavorano con i documenti al numero ottimale.
Purtroppo, le informazioni sul volume dei flussi di documenti sono generalmente sottovalutate a causa di metodi contabili imperfetti.
Baserequisiti di modernità per il flusso di documenti
- Regolarità. Qualsiasi congestione o guasto nel flusso di informazioni nell'attività umana porta all'interruzione dell'intero sistema nel suo insieme. Un aumento del volume dei documenti deve essere considerato e pianificato in anticipo.
- Controllabilità. Il flusso di informazioni può e deve essere gestito. Il sistema degli uffici deve essere non solo stabile, ma anche flessibile nel funzionamento; il personale dovrebbe essere universalmente formato in tutte le operazioni d'ufficio.
- Migliorare costantemente l'efficienza del flusso di lavoro attraverso la razionalizzazione, la meccanizzazione e l'automazione del lavoro.
- Regolare compilazione e aggiornamento delle mappe percorso-tecnologiche della circolazione dei documenti con indicazione di scadenze, esecutori, ecc.
- La standardizzazione dei documenti, le modalità della loro elaborazione, la corretta archiviazione, la designazione dei luoghi di archiviazione per ogni documento velocizzano la ricerca dei documenti e il lavoro con essi.
