Sistema organizzativo: definizione, funzioni principali, modalità di gestione, compiti e processi di sviluppo

2024 Autore: Angel Austin | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 05:31

Quando viene menzionato un sistema organizzativo, significa una certa struttura, che consiste in unità separate. Sono interconnessi sulla base di alcune considerazioni. Vale a dire, dipende dagli obiettivi fissati per i dipartimenti e per l'azienda e dalle funzioni svolte. Ciò prevede la presenza di dirigenti (centri) che possono prendere decisioni e sono responsabili delle attività delle unità.

Informazioni generali

Le problematiche relative alla progettazione e formazione di sistemi di gestione organizzativa sono rilevanti non solo per le imprese di nuova creazione, ma anche per quelle strutture commerciali già operative, ma che dovranno funzionare in altre condizioni. Per fare ciò, è necessario modificare la composizione e la struttura dei compiti svolti e dei compiti da risolvere. Il primo passo in questo caso è l'analisi della costruzione formale. Attenzione prestatala composizione delle unità strutturali, il numero dei dipendenti in esse coinvolti, come corrispondono alla complessità e alla struttura del lavoro svolto e aspetti simili.

Durante l'analisi, è necessario studiare in sequenza tutti gli elementi importanti dell'impresa. Questi includono il supporto e l'interazione delle informazioni, la fornitura di risorse e tecnologia, la conformità delle risorse di lavoro alle richieste esistenti e l'intercambiabilità. Quando si studia il sistema di gestione organizzativa, è necessario fornire una risposta a due domande:

1. In che misura ciò che è già in atto può aiutare o ostacolare l'attuazione della strategia d'azione scelta?
2. Quali livelli dovrebbero essere assegnati per risolvere problemi specifici?

Cerca risposte

Ci sono diversi approcci per affrontare gli obiettivi. Dal momento che è piuttosto problematico considerarli tutti, solo due riceveranno attenzione:

1. Impostazione specifica di compiti e obiettivi personali per gli artisti.
2. Breve analisi organizzativa.

Entrambi gli approcci mirano a rivelare qual è il contributo personale del dipendente al raggiungimento del compito principale dell'impresa. Importanti sono anche le modalità di gestione dei sistemi organizzativi. In breve, devi agire utilizzando i seguenti metodi:

1. Metodo di introspezione. Particolare attenzione è riservata al personale amministrativo e gestionale. L'obiettivo è migliorare l'efficienza dei dipendentilavoro mentale. L'obiettivo principale è contribuire alla soluzione dei problemi, all'attuazione della strategia aziendale e al raggiungimento degli obiettivi stabiliti. In questo caso, infatti, è previsto il movimento dal grande al dettaglio. Viene implementata la seguente sequenza: i compiti dell'impresa - la sua strategia - gli obiettivi - l'organizzazione funzionale. Solo allora le posizioni - dipendenti - i loro doveri e motivazione.
2. Un metodo di analisi bottom-up. Sta già partendo dal singolo lavoratore e dai suoi compiti e obiettivi formulati. Questo metodo consente di collegare il lavoro dei singoli dipendenti con le attività dell'impresa e la strategia di prosperità in fase di attuazione. Anche se molto spesso ci sono lamentele sul fatto che le disposizioni teoriche siano ben ponderate, ma l'implementazione in pratica lascia molto a desiderare.

Altro sull'introspezione

Questo metodo consente di elaborare raccomandazioni efficaci volte a migliorare l'intera struttura organizzativa e le prestazioni dell'azienda riducendo le duplicazioni del lavoro, riducendo i costi di gestione, regolando il carico di lavoro dei dirigenti, separando le funzioni degli esecutori. Qual è il risultato finale del lavoro svolto? Il sistema di gestione organizzativa, costruito attraverso l'introspezione, prevede l'orientamento su tali principi e idee:

1. La direzione riceve uno stipendio per la gestione reale. Quindi la maggior parte delle volte è guidare, misurare, preparare e istruire. In ciòaiuta la pianificazione, l'assistenza nel lavoro organizzativo, l'elaborazione di piani finanziari, l'analisi della situazione attuale e simili.
2. Il leader deve avere abbastanza persone sotto il suo comando per mantenere tutta la sua attenzione. Ma allo stesso tempo, dovrebbe esserci abbastanza tempo per tutti.
3. Dovresti sforzarti di ridurre al minimo il numero di collegamenti nell'organizzazione.
4. Gli artisti dovrebbero impegnarsi in un numero limitato di compiti ben progettati, il cui completamento farà avanzare direttamente il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.
5. Una chiara comprensione di ciò che il management vuole può essere distorta da una comunicazione inefficiente. Un motivo abbastanza comune è un numero molto elevato di collegamenti. Di conseguenza, la capacità di apportare modifiche, risolvere autonomamente il problema, trovare altri modi diminuisce.

L'introspezione è possibile in qualsiasi organizzazione. Questo metodo prevede sei fasi: preparazione, raccolta dati, elaborazione delle informazioni, analisi, report, ulteriore controllo. Di conseguenza, vengono emesse raccomandazioni scritte che affrontano questioni relative al miglioramento della struttura organizzativa.

Metodo di analisi dal basso

Grazie alla definizione di obiettivi e obiettivi personali, viene fissato esattamente il contributo del dipendente al processo di raggiungimento dei valori e dei parametri impostati. Attenzione a:

1. Considerare le giuste condizioni per integrare il processo di lavoro di ciascun dipendente con compiti, obiettivi estrategie che garantiscano l'adeguatezza della struttura organizzativa.
2. Creare le condizioni affinché tutti siano interessati a ottenere il miglior risultato.
3. Il metodo di analisi bottom-up permette anche di valutare il lavoro individuale.

Va notato che l'approccio in esame può essere utilizzato non solo per l'analisi, ma anche per risolvere alcuni dei problemi chiave associati alla gestione dell'organizzazione. Questi includono:

1. Definizione del processo per raggiungere l'obiettivo attraverso il dialogo sulla sua impostazione e sul modo per raggiungerlo.
2. Concentrare i dipendenti sulle aspettative di performance.
3. Formazione del programma di esecuzione del lavoro a causa della concretizzazione delle scadenze per la risoluzione di determinati compiti.
4. Facilitazione della gestione del sistema paghe, capacità di creare una base ragionevole per l'emissione di una remunerazione per l'ottimo svolgimento delle proprie mansioni e dei risultati conseguiti sul lavoro.
5. Valutare se un dipendente dovrebbe essere promosso e ha buone capacità.

Pertanto, questo metodo è molto ben integrato dal sistema di gestione organizzativo e legale, che standardizza gli approcci al numero massimo di situazioni.

Informazioni sulle funzioni

Le principali e più importanti sono: organizzazione, pianificazione, regolamentazione, coordinamento, motivazione, controllo e regolamentazione. Questo trova espressione nella struttura, nelle regole, nella cultura, nei processi. La gestione del sistema organizzativo prevedel'uso di un insieme di metodi e tecniche, la loro combinazione razionale, il rapporto instaurato per gestire gli elementi nel tempo e nello spazio. È necessario sforzarsi di creare le condizioni più favorevoli. In questo caso, le funzioni di gestione dei sistemi organizzativi dovrebbero essere chiaramente esplicitate, concordate e le responsabilità delle diverse persone dovrebbero essere delimitate.

E queste non sono solo parole. Va ricordato che le funzioni sono tipi speciali di attività di gestione specialistica emerse nel processo di divisione del lavoro. Ognuno di essi è implementato in un complesso di compiti di gestione. È inoltre necessario ricordare che le funzioni sono attività ripetitive. Possono essere eseguiti da una sola persona, unità o gruppo di loro. Il numero di funzioni e la composizione dipende da una serie di fattori: la scala, il livello e la struttura dello sviluppo della produzione, le dimensioni dell'organizzazione, i legami dell'azienda con altre strutture simili, l'indipendenza e il livello delle attrezzature tecniche.

Incarichi specifici svolti

Le funzioni di gestione dovrebbero fornire indicazioni e servizi alle attività dell'organizzazione. Ognuno di essi dovrebbe avere uno scopo specifico, ripetibilità, uniformità di contenuto. Inoltre, le funzioni devono essere oggettive. Ciò è determinato dalla necessità del processo di gestione stesso in condizioni in cui è assicurato il lavoro congiunto delle persone. Inoltre, le funzioni sono la base per determinare la dimensione e la struttura dell'apparato amministrativo. Dovrebbe unire tutti relativamente isolati, sebbene generalmente indissolubilmente legatistrutture. In molti modi, sono influenzati dagli obiettivi del sistema di gestione organizzativa.

Elenco delle funzioni

Per capire meglio questo argomento, diamo un'occhiata a cosa dobbiamo affrontare in pratica:

1. Funzione di organizzazione. Impegnato nell'attuazione pratica di piani e programmi. Viene attuato attraverso la creazione di un'organizzazione, la formazione della sua struttura, la distribuzione del lavoro tra dipartimenti e dipendenti, nonché attraverso il coordinamento delle loro attività.
2. Funzione motivazionale. È specializzato nel determinare i bisogni delle persone, oltre a scegliere il modo più efficace e appropriato in questo caso per soddisfarli. Tutto questo per garantire il massimo interesse dei dipendenti nel processo di raggiungimento degli obiettivi che l'organizzazione deve affrontare.
3. Controllo. È necessario per identificare tempestivamente errori, pericoli imminenti, deviazioni dagli standard richiesti e crea le basi per un miglioramento continuo.

Caratteristiche aggiuntive

L'organizzazione dovrebbe disporre di:

1. Funzioni di razionamento. Dovrebbero essere considerati come un processo di sviluppo di valori calcolati su base scientifica. Con il loro aiuto vengono valutati parametri quantitativi e qualitativi.
2. Funzione di pianificazione. È necessario per una rigorosa regolamentazione del comportamento degli oggetti nel processo di attuazione degli obiettivi e dei compiti stabiliti per i dipendenti.
3. Funzione di coordinamento. Garantisce che l'organizzazione sia coerente elavoro ben coordinato nell'attuazione delle attività pianificate.
4. Funzione di regolazione. Interseca direttamente con controllo e coordinamento. Se, sotto l'influenza dell'ambiente esterno/interno, si verificano deviazioni dai parametri richiesti, è necessario adattare la situazione in modo che rientri nei limiti assegnati.

Informazioni sulle attività

Il sistema organizzativo viene creato per raggiungere un determinato obiettivo. Ad esempio, ottenere il massimo reddito possibile. O 100 milioni di rubli. Comunque sia, ma sulla strada per l'obiettivo, devi risolvere una serie di compiti che ti permetteranno di raggiungerlo. Va notato che differiscono per dimensioni, conseguenze, importanza, impatto sul futuro e complessità dell'attuazione.

Le attività di gestione dei sistemi organizzativi al più alto livello sono le più importanti ed essenziali in termini di ottenimento dei risultati. Dopotutto, se un lavoratore di base fa qualcosa di sbagliato, allora questo può ancora essere relativamente sopportato. Soprattutto se ti identifichi rapidamente e ti fermi. Mentre gli errori del top management stesso hanno conseguenze ben più devastanti. Inoltre è abbastanza difficile fermarli, per questo è necessario avvalersi del supporto di azionisti/fondatori.

Ma anche il processo di identificazione è rilevante. Infatti, alle nostre condizioni, è disposto in modo tale che il top management non sia controllato in modo permanente. E puoi scoprire che il corso degli eventi non sta andando come dovrebbe, sia esercitando il controllo, tenendoti aggiornato sugli eventi, sia notando un'anomalia nella segnalazione, chei gestori forniscono ai proprietari. Per adempiere efficacemente ai compiti prefissati, è necessario garantire che vi sia un'adeguata struttura organizzativa del sistema di gestione, per la quale non vi sarebbero soggetti responsabili.

Informazioni sullo sviluppo

I sistemi organizzativi non stanno fermi come pietre. C'è sempre qualche movimento (non necessariamente in meglio). Ma se si guarda dall' alto dei millenni, la gestione dei sistemi organizzativi ed economici è ancora in fase di miglioramento e sviluppo. A volte questo è influenzato dallo sviluppo di nuovi metodi e approcci. Anche il progresso scientifico e tecnologico può avere un impatto. Ad esempio, cos'è la gestione senza l'uso della tecnologia dell'informazione? Anche se una persona lavora come imprenditore individuale, un computer / smartphone aiuta a tenere registri, inviare dati al servizio fiscale, alle autorità statistiche e a una serie di altre strutture.

Ma è possibile dire che ora è stato possibile raggiungere la corona in sviluppo? Sfortunatamente no. Nonostante le tecnologie ei metodi già esistenti, è troppo presto per gioire. Dopotutto, quante diverse scoperte sorprendenti stanno ancora aspettando l'umanità in futuro. Prendi, ad esempio, l'intelligenza artificiale. Quando un campione di questa soluzione viene sviluppato con buoni indicatori di prestazione, ciò che può fare un dipendente che non ha bisogno di dormire, riposare e ricevere uno stipendio semplicemente lo stupirà e lo costringerà ad adattarsi alle nuove condizioni.