Garantire il funzionamento efficiente di qualsiasi impresa è associato alla corretta organizzazione del flusso di documenti. Di non poca importanza è il controllo sulle scadenze per l'esecuzione degli atti. Il fatto è che sia i dipendenti ordinari che i capi di dipartimento hanno la responsabilità della tempestiva e corretta risoluzione delle problematiche contenute negli atti. Quindi, considera quali sono le scadenze per l'esecuzione dei documenti.
Informazioni generali
I termini per l'esecuzione degli atti sono stabiliti da regolamenti, delibere o atti organizzativi e amministrativi.
La disponibilità di un sistema informativo e di riferimento presso l'impresa fornisce una rapida ricerca di documenti registrati da qualsiasi segno. In particolare, in fase di registrazione, vengono inseriti nella banca dati i dati di base dei documenti: numeri in entrata/uscita, informazioni su mittente e destinatario, data di scadenza, ecc.
Classificazione
Ci sono termini individuali e standardesecuzione di documenti. Questi ultimi sono determinati dalla legge. Questi includono, in particolare, i termini per l'adempimento delle istruzioni del Governo, dei capi delle strutture esecutive federali, delle inchieste parlamentari, dei ricorsi civili, delle risoluzioni/decisioni degli organi di gestione delle organizzazioni commerciali, e così via.
Le singole scadenze per l'esecuzione degli atti sono determinate, di norma, direttamente nei loro testi o in una delibera. Tali indicazioni sono presenti, in particolare, in documenti normativi e amministrativi, rapporti statistici e di altro tipo.
Le scadenze per l'esecuzione degli atti possono essere determinate oralmente dal capo.
Regolamento
Nelle disposizioni del presente regolamento, i termini per l'esecuzione degli atti variano a seconda della loro tipologia.
Ad esempio, le istruzioni contrassegnate come "urgenti" devono essere eseguite entro tre giorni dalla data della firma. Si prega di notare che il conto alla rovescia non inizia dalla data di ricezione del documento, ma dalla data di firma.
Se è presente l'indicazione "prontamente", non vengono assegnati più di 10 giorni per l'esecuzione del documento.
Se non specificato, il periodo di esecuzione dell'ordine non supera un mese.
Cambiamenti di data
In pratica, spesso si verificano situazioni in cui, per ragioni oggettive, è impossibile eseguire un documento in tempo. A questo proposito, l'impresa deve approvare la procedura per modificare il periodo per l'attuazione di determinati atti. Si precisa che l'applicazionele regole sono necessarie, se possibile, solo in casi eccezionali.
La decisione di modificare il termine per l'esecuzione di un documento può essere presa solo dal dipendente che l'ha originariamente fissata. Le attuali regole aziendali non definiscono limiti minimi e massimi di trasferimento. Pertanto, la direzione dell'impresa deve stabilirli autonomamente sulla base dei requisiti di ragionevolezza e validità.
Secondo le regole generali adottate in pratica, è consentito un aumento del periodo non superiore a 3 giorni. In questo caso, l'iniziativa dovrebbe provenire dal dipendente cui è stato affidato l'incarico. Dovrebbe giustificare e concordare con la direzione la modifica del termine per l'esecuzione del documento.
Ordine di trasferimento
Qualsiasi azione relativa alla modifica del termine per l'esecuzione di un documento deve essere registrata negli atti pertinenti.
Il trasferimento del periodo deve essere giustificato. Per fare ciò, l'interessato può fare una delle seguenti proposte:
- Sulla proroga del termine con giustificazione dei motivi per cui l'atto non può essere eseguito entro il termine indicato.
- Sul coinvolgimento dei coesecutori se la persona non ha abbastanza autorità per attuare l'ordine.
- Su nomina di altri artisti.
Va detto che l'esecutore deve agire rapidamente. Non contattare la direzione 2-3 giorni prima della scadenza.
Operazioni di controllo
Controllo del rispetto delle scadenzei compiti includono:
- Fissazione durante la registrazione di tutti i documenti e ordini del management dell'azienda.
- Verificare la consegna dei compiti agli artisti in tempo.
- Promemoria ai dipendenti e ai capi dipartimento delle prossime scadenze o della loro scadenza.
- Inserimento nei moduli di registrazione delle informazioni sul trasferimento di ordini da un esecutore all' altro, modificando il periodo assegnato per l'esecuzione degli incarichi.
- Notifica ai gestori del processo di esecuzione dei documenti.
- Inserimento di informazioni sugli ordini completati nei moduli di registrazione, rimozione delle attività dal controllo.
- Formazione di riferimenti analitici e rapporti sul controllo dei tempi.
Sfumature
Tutti gli atti che richiedono l'esecuzione e la risposta dovrebbero essere messi sotto controllo. Nelle carte amministrative, le decisioni sono oggetto di monitoraggio. Allo stesso tempo, ogni elemento in essi contenuto (ovvero ogni compito, incarico) viene messo sotto controllo.
Il segretario del capo deve controllare l'esecuzione degli ordini verbali del capo.
Sistema di monitoraggio automatizzato
Di recente, molte aziende utilizzano programmi per computer e database nel loro lavoro. I sistemi automatizzati facilitano notevolmente le attività delle organizzazioni, facendo risparmiare tempo ai dipendenti.
Al momento della registrazione dei documenti, il controllo viene eseguito automaticamente durante la compilazione della colonna "Data di scadenza". Allo stesso tempo su me stessoil documento può essere timbrato all'atto della sua accettazione al controllo. La sua presenza è più necessaria per l'esecutore.
Per garantire il controllo attuale, i dipendenti responsabili quotidianamente, di solito all'inizio della giornata, controllano l'elenco dei documenti, il cui tempo di esecuzione scade quel giorno. Nelle aziende che utilizzano un sistema di posta elettronica interno, gli avvisi sui periodi di scadenza vengono inviati al PC dell'esecutore in modo automatizzato. È inoltre possibile impostare il software per stampare automaticamente i documenti appropriati.
Completamento di compiti a lungo termine
Il controllo dell'esecuzione di documenti contenenti istruzioni complesse viene effettuato per fasi. Include il monitoraggio attuale, preventivo e di follow-up.
Il controllo attuale è già stato discusso sopra. Il monitoraggio preventivo viene effettuato sui documenti, il cui termine scadrà tra 2-3 giorni. Di conseguenza, il dipendente ha ancora tempo per completare l'attività.
L'ordine viene rimosso dal controllo dopo la sua esecuzione. Può esprimersi nella compilazione e nell'invio di una risposta, nella ricezione di conferme documentate, ecc. L'esito dell'esecuzione è registrato nella scheda di registrazione. Indica anche la data di esecuzione, il numero della pratica in cui è archiviato il documento.
Controllo finale
Viene fornito, di norma, alle grandi imprese. Il monitoraggio finale è svolto dai dipendenti incaricati di monitorare l'esecuzione delle istruzioni, o segretari.
Di solito, l'azienda imposta la frequenza del monitoraggio. Il monitoraggio può essere effettuato ogni mese, trimestre o settimana. In effetti, il controllo finale è una valutazione della disciplina delle prestazioni nell'impresa e nelle sue divisioni strutturali.
FZ № 229
Una delle forme di tutela degli interessi dei soggetti è il procedimento giudiziario. In pratica, le pretese più comuni sono considerate dichiarazioni che richiedono la concessione di un risarcimento per determinate violazioni di diritti. Tali procedimenti terminano con procedimenti esecutivi.
Dopo l'entrata in vigore della decisione sul caso, al richiedente vengono rilasciati i documenti esecutivi. La scadenza per soddisfare i requisiti per loro è determinata dai dipendenti della FSSP (ufficiali giudiziari).
Nella parte 1 30 dell'articolo FZ n. 229, si stabilisce che la base per l'avvio del procedimento è il documento esecutivo e la dichiarazione del ricorrente. Tali atti sono presentati nel luogo di applicazione delle misure coercitive previste dalla legge, determinate secondo quanto previsto dall'art. 33 del citato atto normativo.
Il termine per la presentazione di un documento per l'esecuzione è di 3 giorni dalla data di presentazione alla divisione FSSP. Un IL (ordine esecutivo) contenente una richiesta di restituzione di un bambino trasferito o trattenuto illegalmente nella Federazione Russa, per l'esercizio dei diritti di accesso nei suoi confronti in conformità con un trattato internazionale, nonché una richiesta di perquisizione, viene trasmessa all'ufficiale giudiziario entro e non oltre il giorno successivo all'ingresso nel FSSP.
Avvio del procedimento o rifiuto di farloemanato con decreto. Viene rilasciato entro 3 giorni dalla data di ricezione dei materiali da parte dell'ufficiale giudiziario.
Se l'IL deve essere eseguito immediatamente, dopo essere stato accettato nell'unità FSSP, viene trasferito a un dipendente la cui autorità si estende al luogo dell'esecuzione. Se è assente, un altro ufficiale giudiziario riceve i materiali. In questo caso, la decisione di aprire la produzione o di rifiutarla deve essere presa entro e non oltre un giorno dall'ingresso nel Servizio.
Se l'atto di esecuzione è entrato per la prima volta nella FSSP, l'ufficiale giudiziario determina il periodo per l'esecuzione volontaria dell'atto di esecuzione. Il periodo di riferimento è indicato nella delibera di avvio del procedimento. Allo stesso tempo, l'ufficiale giudiziario è tenuto ad avvertire il debitore della possibilità di applicare misure coercitive dopo la scadenza del termine assegnato per l'esecuzione volontaria. Al debitore viene inoltre comunicato che gli saranno addebitate le spese per l'esecuzione delle azioni previste dagli articoli 112 e 116 della legge federale n. 229, nonché una commissione di adempimento.
Il termine per l'esecuzione volontaria dell'atto esecutivo, ai sensi della Parte 12 dell'art. 30 è pari a cinque giorni. Il calcolo decorre dalla data di ricezione da parte del debitore della delibera. In caso di evasione dall'adempimento dei requisiti, al soggetto obbligato viene data comunicazione dell'inizio dell'iter esecutivo. La normativa prevede, ad esempio, misure come il sequestro di un immobile con la sua successiva vendita.
