Cos'è una "riunione"? La parola stessa deriva dal protoslavo "consiglio", "veche". In quei tempi antichi, gli eletti, solitamente i rappresentanti della società più saggi ed esperti, organizzavano l'incontro. Il suo scopo era discutere un determinato argomento o problema e prendere decisioni che avrebbero dovuto risolvere il problema sorto o regolare l'ordine pubblico.
Il dizionario esplicativo di V. D. Dmitriev rivela il significato della parola nominata come segue:
incontro
incontro n., s., usato comp. spesso
Morfologia: (no) cosa? incontri, perché? incontro, (vedi) cosa? incontro, cosa? incontro su cosa? sull'incontro; che cosa? incontri, (no) cosa? incontri, perché? incontri, (vedi) cosa? incontri, cosa? incontri su cosa? sugli incontri
1. Un incontro è un incontro di più persone per discutere insieme questioni pratiche e di business.
Incontro breve e importante. mattina,incontro urgente. Per le 10:00 era prevista una riunione dei capi dipartimento. A Mosca si è tenuta una riunione dei rappresentanti degli ambienti economici.
2. La riunione ad alto livello della stampa è chiamata riunione ufficiale e professionale dei capi di stato.
3. Nella pratica giudiziaria, una riunione è chiamata conversazione a porte chiuse di giurati o giudici, in cui viene stabilita la forma della sentenza per l'imputato.
Alla fine del dibattito, la corte si ritirò per deliberare.
Una riunione: una perdita di tempo o uno strumento efficace per lavorare con il personale? Chi decide chi, quando e per quale scopo prenderà parte all'incontro? Proviamo a rispondere a queste e ad altre domande.
Scopo dell'evento
Le riunioni hanno diversi scopi:
- Durante lo scambio e il trasferimento di informazioni. I relatori raccontano la propria storia, informando ed educando il resto dei partecipanti.
- Durante la relazione e il dibattito, tutte le situazioni oi processi vengono valutati dai presenti all'incontro. I criteri di valutazione sono in corso di adeguamento.
- Per un leader, una riunione può sostituire tutte le procedure di valutazione, poiché il comportamento di un subordinato e le sue reazioni possono essere utilizzati per giudicare la sua competenza e il suo coinvolgimento.
- Adeguamento competente delle azioni e adozione di decisioni e misure efficaci.
Il capo decide
Chi prenderà parte alla riunione, la frequenza e la durata delle riunioni, nonché il loro scopo, decide il capo.
Dipende dalla domanda o dal problema che ha causato la necessitàtenere riunioni. Ad esempio, il direttore ha bisogno di una decisione collegiale: l'adozione del bilancio. Invia un'e-mail a tutti i dipendenti che dovrebbero partecipare alla riunione con il contenuto approssimativo:
- Alla riunione parteciperanno rappresentanti (mailing list) e personale chiave di un' altra organizzazione partner;
- argomento - allocazione del budget per il periodo;
- posto - ampia sala riunioni;
- data e ora - 2018-11-10, sabato, inizio 13:00, fine 13:50;
- elenco dei punti all'ordine del giorno, responsabile del discorso, limite di tempo per ogni questione in allegato.
Tipi e tipi di riunioni
Le riunioni sono un potente strumento di gestione. Tra questi si distinguono:
- formale e informale;
- operativo, definitivo, problematico;
- industriale, giudiziaria e così via;
- per livello: officina, leadership, capi di stato e simili;
- riunioni chiuse e aperte;
- educativo, informativo, esplicativo;
- secondo la modalità di comunicazione: partecipazione diretta all'incontro, selezionatore, videoconferenza e così via.
L'efficacia della riunione dipende dall'organizzazione delle riunioni. Dovrebbe tener conto della struttura dell'impresa, delle specificità dell'interazione con i dipendenti, dei metodi di comunicazione, dell'impiego di ciascuno dei partecipanti, della necessità di risolvere i problemi e della loro rilevanza.
Operativo, definitivo e problematico
Un lavoro di squadra di successo significa costanteinterazione di tutti i collegamenti con la ricezione di feedback. Per fare ciò, di norma, le riunioni operative si tengono all'inizio della giornata lavorativa. "Rapisti", "cinque minuti", "incontri con gli alianti", "letuchki" - è così che vengono chiamati tra loro.
Al workshop parteciperanno dipendenti nominati dal supervisore diretto. L'elenco delle questioni discusse è standard: i risultati della giornata passata, la definizione degli obiettivi per oggi e così via. Tali incontri sono di breve durata. Si tengono regolarmente, di cui tutti i partecipanti vengono informati in anticipo.
Le riunioni finali sono convocate per discutere una grande quantità di lavoro. Potrebbe essere:
- periodo di tempo: stagione, trimestre, regno e così via;
- completamento del piano, progetto, attività.
Si stanno preparando meticolosamente per tali incontri. A partecipare all'incontro sulla questione finale è preventivamente invitato. I partecipanti sono nominati dal capogruppo. Specifica anche l'elenco dei materiali necessari per un'implementazione di successo. Il tempo è regolato sia per ogni spettacolo, sia in generale. L'incontro è registrato. Tutti i partecipanti devono avere familiarità con i contenuti del protocollo.
Le riunioni di problemi sono organizzate secondo necessità. Di norma, si tratta di circostanze di forza maggiore, situazioni non pianificate. La persona responsabile della risoluzione del problema ti invita a partecipare all'incontro sulla questione che è sorta. I partecipanti sono nominati dal capogruppo. L'orario non è stato fissato. A seguito dell'incontro, viene trovata una soluzione al problema, viene effettuata un'analisi delle cause dell'evento,è in corso la creazione di un elenco di misure preventive. La registrazione è richiesta.
Invito
"Vi preghiamo di partecipare all'incontro sulla questione di …" - così si legge normalmente il testo della lettera di invito. Successivamente, è necessario specificare l'argomento principale, la data, il luogo, l'ora di inizio e di fine della riunione. Quindi elenca le questioni che verranno sollevate durante la riunione. E contrassegna le persone responsabili per ogni articolo. Non sarà superfluo indicare il tempo limite per intervenire su ciascuna delle domande. Le domande sono disposte in ordine di importanza della soluzione.
Possibili errori nell'incontro
Tutti coloro che prendono parte alla riunione sono responsabili della sua condotta efficace ed efficiente. Elenchiamo gli errori tipici di partecipazione, organizzazione e condotta:
- assenza, inadeguatezza, imprecisione nella formulazione dello scopo dell'incontro;
- preparazione insufficiente;
- assenza o mancato rispetto dei regolamenti;
- formalizzazione, non c'è bisogno di un incontro;
- Notifica intempestiva, tempo insufficiente per prepararsi.
Diminuire l'efficienza delle riunioni e i ritardi comuni.
Metodi di implementazione
Ogni congregazione ha:
- L'argomento è il suo scopo, questioni e problemi discussi.
- L'obiettivo sono coloro che parteciperanno all'incontro, le persone.
La scelta del metodo di conduzione dipende da quali sono il soggetto e l'oggetto. Elenchiamo i principali:
- rapporto;
- scambioinformazioni o opinioni;
- brainstorming;
- discussione.
