La comunicazione è essenziale per il successo di qualsiasi organizzazione. Questa è una sorta di "sistema circolatorio" di qualsiasi impresa. Dirigenti di successo, top manager e professionisti competenti hanno raggiunto il successo soprattutto grazie alle capacità di comunicazione. Come rafforzare e contemporaneamente sviluppare le comunicazioni interpersonali, di gruppo e organizzative sarà descritto in dettaglio nel nostro articolo.
Processo di comunicazione - che cos'è?
La comunicazione è una procedura per lo scambio di informazioni, sulla base della quale il manager acquisisce le informazioni necessarie per prendere decisioni efficaci, e porta le decisioni prese anche ai dipendenti dell'impresa. In caso di scarse prestazioni di comunicazione, le decisioni possono rivelarsi errate. Le persone non capiranno bene ciò che le autorità richiedono loro, e questo è irto di una rottura delle relazioni interpersonali. L'efficacia dei processi di comunicazione è spesso determinata dala qualità delle decisioni e come verranno attuate in futuro.
Le informazioni svolgono un ruolo speciale nell'implementazione delle comunicazioni interpersonali e organizzative. Questo è il risultato della comunicazione, la manifestazione esterna del procedimento comunicativo. L'informazione occupa un posto speciale nel comportamento verbale di una persona. Passa da un argomento all' altro. Allo stesso tempo, individui, gruppi o intere organizzazioni possono agire come soggetti qui.
La comunicazione può essere fatta trasmettendo idee, opinioni, abilità, fatti, percezioni o sensazioni. Richiede di ottenere la risposta desiderata in risposta. Allo stesso tempo, va tenuto conto che il sistema di comunicazione e informazione organizzativa sono fenomeni diversi, sebbene interconnessi. Pertanto, la comunicazione non è solo ciò che viene trasmesso, ma anche il modo in cui questo "qualcosa" viene trasmesso. Le informazioni sono solo una parte integrante del processo di comunicazione.
Sistema di comunicazione organizzativa
La comunicazione è un processo in cui due o più persone si scambiano determinate informazioni. L'obiettivo principale della comunicazione organizzativa è raggiungere la comprensione delle informazioni da scambiare. Dopotutto, il fatto stesso dello scambio non garantisce il successo della procedura implementata.
Il sistema di comunicazione organizzativa è composto da diversi argomenti:
- mittente - una persona che genera un'idea o seleziona le informazioni per la trasmissione;
- canale - un mezzo per trasmettere una serie di informazioni;
- destinatario - la persona che riceve le informazioni e le interpreta;
- messaggi - informazioni dirette codificate in una serie di caratteri specifici.
Mittente e destinatario sono le due entità principali. Durante il processo di comunicazione, attraversano diverse fasi interconnesse. Il loro compito è comporre un messaggio e utilizzare un canale per trasmetterlo in modo tale che entrambe le parti interpretino l'idea originale allo stesso modo. Questo è un compito piuttosto difficile, poiché ogni ulteriore passo può distorcere il significato dell'idea.
Le quattro fasi della comunicazione interpersonale e organizzativa si presentano così:
- generare un'idea;
- codifica e selezione del canale di trasmissione delle informazioni desiderato;
- trasmissione di informazioni;
- decodifica.
Un po' di più su ogni passaggio.
Elementi di comunicazione
Spesso, la procedura di comunicazione può richiedere solo un paio di secondi e, pertanto, è abbastanza difficile individuarne le fasi specifiche. Tuttavia, i sociologi hanno identificato e analizzato quattro fasi principali del processo di comunicazione.
Il primo stadio è chiamato generazione di idee. La comunicazione organizzativa è una procedura che inizia con la formulazione di determinate informazioni. Il mittente risolve il problema consegnando un messaggio. Spesso tali tentativi falliscono già nella prima fase, poiché il mittente non dedica abbastanza tempo a pensare all'idea.
Molti esperti sottolineano l'importanza, anche quella predominantevalore del primo stadio. "Non iniziare a parlare prima di iniziare a pensare", disse una volta Jefferson Davis, un eroe della guerra civile americana. Dovresti sempre pensare all'idea che vuoi trasmettere al destinatario. Devi essere sicuro della pertinenza e dell'adeguatezza di questa idea, nonché della situazione e dello scopo specifici.
Il secondo passaggio è chiamato codifica e selezione del canale. La cultura organizzativa della comunicazione richiede la riformulazione dell'idea che il mittente vuole veicolare in certi simboli. Possono essere parole, gesti, intonazioni o qualcos' altro. È la codifica che trasforma un'idea in un messaggio completo.
Per trasmettere bene l'idea, il mittente deve scegliere un canale compatibile con il tipo di caratteri utilizzati per la codifica. I più noti sono il parlato, la scrittura e vari tipi di supporti elettronici: registrazioni video, e-mail, computer, ecc. La trasmissione di materiale non è possibile se il canale non è adatto alla forma fisica dei personaggi selezionati. Va inoltre notato che l'efficacia dei processi di comunicazione può essere ridotta se il canale non corrisponde all'idea sviluppata nella prima fase.
La terza fase nella procedura di comunicazione interpersonale, di gruppo o organizzativa è la trasmissione diretta delle informazioni. Il mittente utilizza il canale per recapitare il messaggio: l'idea codificata viene trasmessa fisicamente.
Infine, l'ultimo passaggio si chiama decodifica. Il destinatario traduce i caratteri ricevuti composti dal mittente inpropri pensieri. Il completamento della comunicazione è connesso con la formulazione dell'idea da parte dei due soggetti del processo.
Tipi di comunicazione
La comunicazione organizzativa è un processo ampio e molto voluminoso che contiene molti elementi diversi. Secondo la classificazione più comune, la procedura comunicativa si divide in interna ed esterna. Il processo esterno è l'interazione tra l'organizzazione e l'ambiente esterno. Inoltre, fattori esterni influenzano fortemente le attività dell'organizzazione.
Le aziende utilizzano una varietà di mezzi per comunicare con i componenti del loro ambiente esterno. I potenziali consumatori esistenti ricevono le informazioni necessarie attraverso la pubblicità o altri mezzi per promuovere i beni. Di fondamentale importanza qui è una certa immagine che costituisce l'immagine organizzativa.
Il secondo tipo di comunicazione si chiama interna. Si tratta di collegamenti intra-organizzativi tra diversi livelli e dipartimenti. Possono essere formali o informali.
I legami di comunicazione formale sono fenomeni determinati dalla struttura organizzativa dell'impresa, dal rapporto tra livelli dirigenziali e unità funzionali. Le comunicazioni informali sono il cosiddetto "canale delle voci". Le voci non sono sempre considerate informazioni inesatte. Gli studi dimostrano che oltre l'80% delle voci organizzative ha una base di eventi molto reale e ben fondata.
La comunicazione organizzativa è il più ampio sistema di canali informali. Questo può includere i seguenti tipi di informazioni:
- cambiare la struttura organizzativa;
- prossime promozioni e trasferimenti;
- dettagli delle controversie organizzative;
- imminenti tagli alla produzione;
- riunioni informali, ecc.
Secondo un' altra classificazione, la struttura delle comunicazioni organizzative è formata da livelli. Quindi, i processi di trasferimento delle informazioni possono essere implementati verticalmente, ovvero possono essere discendenti e ascendenti. Il gruppo discendente di processi informativi è il trasferimento di informazioni da un livello superiore a uno inferiore, ad esempio quando a un dipendente viene chiesto di compiti, priorità, risultati desiderati, ecc. Le comunicazioni verso l' alto vengono effettuate sotto forma di proposte, rapporti, note esplicative, ecc.
Dovresti anche evidenziare i processi di comunicazione tra i dipartimenti, tra il gruppo di lavoro e le autorità, i rappresentanti sindacali e la direzione, ecc.
Tipi di barriere di comunicazione
L'efficacia di una cultura organizzativa della comunicazione può essere notevolmente ridotta a causa delle cosiddette barriere - barriere interpersonali. A livello di sistema, sono divisi in diversi tipi.
La prima barriera potrebbe essere dovuta a condizioni percettive. Il compito di un manager o di qualsiasi altro rappresentante della struttura di governo è comprendere l'essenza della percezione, determinare la "re altà per l'individuo". È noto che le persone non reagiscono a fenomeni reali nel loro ambiente, ma amodi di percepire questi fenomeni. Comprendendo i fattori che influenzano la percezione, è possibile superare molte barriere.
L'esempio più comune di barriera percettiva è il conflitto tra i campi di attività del ricevente e del mittente. Le stesse informazioni possono essere interpretate in modi diversi a seconda della loro esperienza. Le persone possono ricevere informazioni in modo selettivo, tenendo conto dei loro interessi, punti di vista, requisiti e stato emotivo.
La prossima barriera di comunicazione organizzativa si chiama semantica. La semantica è la scienza dell'uso delle parole e del loro significato. Spesso alcune parole portano a malintesi, poiché possono cambiare il loro significato a seconda del contesto.
Le barriere non verbali sono il terzo gruppo di barriere comunicative. Stiamo parlando di qualsiasi carattere tranne le parole. Questo è un sorriso, un viso teso, sopracciglia aggrottate, contatto visivo e altro ancora. Particolarmente importante qui è l'intonazione: come vengono pronunciate esattamente le parole. Alla stessa frase può essere dato un carattere diverso, una connotazione emotiva diseguale.
Il feedback inefficace è il quarto fattore problematico nella comunicazione organizzativa. Tutti conoscono il valore di almeno una reazione al messaggio inviato. In caso contrario, una delle parti considererà la comunicazione fallita.
Risoluzione dei problemi nel sistema di comunicazione organizzativa
Attualmente, sono state sviluppate diverse strategie persuperare efficacemente le barriere comunicative e migliorare l'efficienza della comunicazione a livello di dipendenti dell'organizzazione.
In primo luogo, la direzione dell'impresa dovrebbe prestare attenzione allo sviluppo delle capacità comunicative dei propri dipendenti. Il metodo più popolare di interazione tra i soggetti è l'ascolto attivo. Il significato di questa tecnica risiede nella capacità dell'ascoltatore di aiutare l'oratore a dire esattamente ciò che intendeva trasmettere inizialmente. Esistono diversi principi di ascolto attivo:
- fai domande, ma non interrompere l'oratore;
- disponi a te l'interlocutore, forma un'atmosfera amichevole e calorosa;
- sii paziente ed evita i conflitti durante la fase di apprendimento;
- dimostrare simpatia e interesse per l'interlocutore;
- Cerca di neutralizzare le distrazioni, evita le interferenze esterne.
In secondo luogo, i capi devono chiarire i propri desideri e le proprie idee prima di trasmetterli. È necessario pensare e analizzare regolarmente questioni e problemi che devono essere resi oggetti di trasmissione.
È possibile ottenere una comunicazione organizzativa efficiente attraverso l'uso di tecniche come dare feedback, "guardare dall'esterno", suscettibilità a potenziali problemi, ecc.
Comunicazione interpersonale
Qualsiasi forma di comunicazione organizzativa sarà considerata vincente solo se i suoi elementi principali risulteranno qualitativamente formati -fenomeni di comunicazione interpersonale. Come progettare correttamente la comunicazione tra due o più soggetti? Per iniziare, ci sono alcuni principi da tenere a mente:
- irreversibilità della distruzione di quanto detto o inviato;
- feedback come condizione indispensabile del processo di comunicazione;
- irreversibilità e inevitabilità della comunicazione interpersonale nella società.
Ci sono tre forme principali di comunicazione. Questo è un noto dialogo, monologo e polilogo. È quest'ultima forma che gioca un ruolo speciale nella costruzione di una forma organizzativa di comunicazione.
Modi per ottimizzare i processi di comunicazione
Prestare particolare attenzione al feedback. È un elemento essenziale della comunicazione organizzativa. Il ruolo di questa componente non può essere sottovalutato. È la risposta che rende il processo di comunicazione il più qualitativo ed efficace.
Tieni presente che il feedback dovrebbe essere tempestivo e strutturato in modo chiaro. Dovrebbe contenere un messaggio originale parafrasato e una serie di domande chiarificatrici. Non è desiderabile valutare il messaggio originale, sia negativo che positivo.
Il modo più comune e affidabile per ottenere feedback è porre domande. Molto spesso, sono necessari per confrontare il messaggio in arrivo con ciò che il destinatario originariamente voleva sentire. Lo stesso vale per il mittente: può porre ulteriori domande al destinatario per confrontare il materiale inviato con quanto originariamente doveva essere formulato.
Pergestione efficace delle comunicazioni organizzative, è necessario cercare di sviluppare le capacità di comunicazione tecnica dei dipendenti - ovvero scrivere appunti, utilizzare fax, e-mail, ecc.
I sistemi di gestione e una cultura della comunicazione devono essere chiaramente stabiliti. Le organizzazioni moderne possono utilizzare "hot line" di tipo aziendale - quando i dipendenti possono utilizzare lo scambio di informazioni in qualsiasi momento, porre domande chiarificatrici, esprimere i propri pensieri e giudizi di valore, organizzare picnic congiunti, escursioni, ecc. Tutti questi sono esempi informali di comunicazione organizzativa
Quindi, ci sono diversi modi per migliorare l'efficacia della comunicazione organizzativa. Allo stesso tempo, una domanda rimane rilevante: perché lo scambio di dati e le procedure di comunicazione sono necessarie? Che significato hanno e che significato hanno? Proviamo a capirlo ulteriormente.
L'importanza della comunicazione nel processo organizzativo
Il periodo moderno nello sviluppo dei processi comunicativi ci permette di valutare questo fenomeno come un prodotto determinato dai bisogni della produzione sociale. Fattori tradizionali come manodopera, terra e capitale funzioneranno solo se lo scambio di dati e le procedure di comunicazione saranno utilizzate in modo efficace.
La comunicazione è intesa come un sistema di trasferimento e risposta di informazioni. Si tratta dello scambio di conoscenze, proprietà intellettuale, informazioni di vario genere, ecc. La procedura per la specializzazione delle attività di comunicazione manageriale è evidenziata inun tipo speciale di servizio professionale, il cui scopo è la formazione efficace e lo sviluppo competente di tutti i tipi di capitale organizzativo. Questo obiettivo può essere raggiunto solo attraverso l'uso di tecnologie, strumenti, metodi e meccanismi speciali per la trasmissione delle informazioni.
Si sa che senza comunicazione non c'è comunicazione, e senza comunicazione non ci può essere dubbio sull'esistenza di un gruppo. Pertanto, la comunicazione è una condizione determinante per lo sviluppo del gruppo e della sua vita.
Tutte le comunicazioni possono essere divise in due gruppi: formali e informali. Il primo gruppo comprende elementi del tipo prescritto, cioè quelli che hanno luogo nel processo di controllo. I tipi di comunicazione informali hanno una quota minore. Sorgono spontaneamente e molto spesso non vengono discussi. Allo stesso tempo, ogni dipendente è consapevole del fatto della propria esistenza.
Un manager o un altro leader deve padroneggiare bene i mezzi di comunicazione. Le sue responsabilità comprendono l'uso corretto degli strumenti ricevuti nel processo di comunicazione, il superamento di barriere e barriere.
Il comportamento organizzativo della comunicazione consiste nel trasmettere informazioni ai manager e le decisioni agli artisti. Senza processi di comunicazione, è impossibile costruire un'organizzazione, oltre a garantire il coordinamento delle attività umane.
Quindi, la procedura di trasferimento delle informazioni aiuta in tutto: consente di fornire un collegamento tra una determinata organizzazione e l'ambiente esterno, di organizzareinterazione di tutte le funzioni di gestione e coerenza delle decisioni prese.
Tipi di reti di comunicazione
Quando si parla di sistema di comunicazione organizzativa, è necessario individuare il concetto di rete di comunicazione. Due unità organizzative collegate da una linea sono dette canale. Al momento del trasferimento delle informazioni, un canale può collegare due o più unità organizzative. È così che si forma una rete di informazioni, un evento abbastanza comune per qualsiasi organizzazione.
Le reti sono aperte e chiuse. Quelli aperti non hanno barriere al flusso di informazioni attraverso i canali disponibili. Questa, ad esempio, è una "catena" - una connessione lineare per il trasferimento di informazioni. "Catena" è efficace per operazioni ripetitive e di routine, ma è poco adatta per lavorare in condizioni in continua evoluzione. Uno schema simile è "Ruota". Tutte le informazioni prima o poi andranno al dipendente che occupa una posizione centrale.
Le reti chiuse sono limitate nel modo in cui le informazioni vengono diffuse. Sono utilizzati da organizzazioni che mantengono segreti commerciali.
